Apa itu Software ATS (Applicant Tracking System)?

“Perusahaan yang menggunakan ATS sebagai sistem rekrutmen mereka dapat mengurangi Cost per Hire mereka hingga 43%”

– Study by Aberdeen Group –

Dalam dunia rekrutmen modern, kecepatan dan ketepatan adalah kunci untuk mendapatkan kandidat terbaik. Di tengah persaingan mencari talenta, perusahaan tidak bisa lagi mengandalkan proses manual yang memakan waktu. Banyak perusahaan kini beralih ke solusi digital seperti ATS atau Applicant Tracking System untuk mempermudah rekrutmen. Bahkan, ada juga yang mempertimbangkan perbedaan HRIS vs ATS sebelum memilih sistem yang tepat untuk kebutuhannya.

Perangkat lunak ini semakin populer di Indonesia, digunakan mulai dari startup hingga perusahaan besar untuk mengelola rekrutmen secara lebih efisien, terukur, dan terintegrasi. Dengan software ATS, tim HR dapat menyaring ribuan CV, membuat shortlist kandidat potensial, hingga menjadwalkan wawancara secara otomatis dalam satu platform.

Apa itu Applicant Tracking System (ATS) ?

Software ATS adalah sistem berbasis teknologi yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola seluruh proses rekrutmen. ATS bekerja layaknya pusat kendali, mengumpulkan semua lamaran yang masuk, memfilter kandidat berdasarkan kriteria tertentu, dan memantau setiap tahap proses perekrutan.

Alih-alih menghabiskan waktu memilah CV secara manual, software ATS memanfaatkan teknologi resume parsing dan algoritma pencarian kata kunci untuk menyeleksi kandidat yang paling sesuai. Hasilnya, proses rekrutmen menjadi lebih cepat, efisien, dan akurat.

Baca Juga: Rekomendasi Software Rekrutmen Karyawan di Indonesia

Bagaimana Software ATS Bekerja?

Siklus kerja software ATS biasanya dimulai sejak perusahaan membuat lowongan. Tim HR menginput detail posisi, kualifikasi, dan persyaratan ke dalam sistem. Dari sini, lowongan tersebut dapat langsung dipublikasikan ke berbagai platform seperti job portal, career site, dan media sosial secara otomatis.

Ketika kandidat melamar, lamaran mereka akan masuk ke database ATS. Sistem kemudian memindai dokumen yang dikirimkan, seperti CV dan surat lamaran, mengidentifikasi kata kunci, pengalaman, dan keahlian yang relevan, lalu menyusunnya ke dalam format yang mudah dibaca HR.

Setelah itu, HR dapat dengan mudah memantau status setiap kandidat: apakah mereka sedang dalam proses seleksi, dijadwalkan wawancara, atau sudah mendapatkan penawaran kerja. Semua komunikasi, mulai dari undangan wawancara hingga offering letter, dapat dilakukan langsung melalui sistem.

Fungsi Applicant Tracking System Untuk Rekrutmen

Applicant Tracking System didesain khusus untuk memfasilitasi kegiatan rekrutmen agar dapat berjalan lebih efisien dan efektif. Software ATS ini dilengkapi dengan berbagai macam fungsi mulai dari penyaringan kandidat pelamar, posting lowongan kerja hingga job offering.

Berikut beberapa fungsi umum yang dapat ditemukan dalam applicant tracking system:

1. Resume Parsing

Sistem AI dari ATS berfungsi mengolah data secara otomatis. Dimana data cv/resume kandidat pelamar akan dibaca, diambil dan disaring sesuai kriteria kandidat yang dicari. Data ini kemudian akan diatur dan disajikan dalam format tertentu.

2. Pasang Lowongan Pekerjaan

Dengan ATS, perusahaan dapat memasang lowongan kerja di berbagai job portal, career site, dan sosial media dalam sekali klik.

3. Candidate Sourcing

Membantu Anda menjangkau kandidat terbaik yang sesuai dengan skill, pendidikan, dan kebutuhan lowongan pekerjaan yang tersedia. Pencarian kandidat dapat dijangkau melalui berbagai platform rekrutmen, referal karyawan dan media sosial.

4. Melacak Kandidat

Applicant tracking system dapat melacak status kandidat dalam setiap tahapan proses rekrutmen. Status akan terdeteksi mulai dari tahap kandidat melamar pekerjaan lewat career site atau job portal, tahap seleksi kandidat, interview hingga tahap penawaran kerja.

5. Penjadwalan Interview

Melakukan penjadwalan interview dan mengatur detail wawancara secara otomatis.  Anda dapat mengatur detail wawancara dan menyebarkan undangan interview ke email kandidat dari sistem. Karena kebanyakan ATS sudah terintegrasi dengan google calender atau software penjadwalan lainnya.

6. Kolaborasi & Komunikasi

Tim HR ataupun talent acquisition dapat berkomunikasi dan berkolaborasi dalam mengolah lamaran kandidat, memberi masukan serta membuat keputusan rekrutmen dalam satu tempat.

Sehingga proses rekrutmen dapat berjalan lebih efisien karena hr tidak perlu berpindah antar sistem. Selain itu, hal ini dapat meningkatkan pengalaman rekrutmen kandidat dan keputusan rekrutmen yang lebih data-based.

7. Reporting & Analytics​

Sistem ATS dapat mengumpulkan dan mengolah data terkait proses rekrutmen secara otomatis. Data tersebut kemudian di sajikan dalam bentuk laporan. konten laporan dapat di kustom sesuai kebutuhan.

Pada umumnya, laporan biasanya berisikan metrik rekrutmen (waktu rekrutmen, cost per hire, dan banyak lagi) dan insight performa rekrutmen untuk decision making.

Manfaat Applicant Tracking System Untuk Bisnis

Menggunakan software ATS memberikan keuntungan yang signifikan bagi tim HR dan perusahaan secara keseluruhan. Berikut beberapa manfaat utamanya:

1. Efisiensi Waktu dan Tenaga

ATS mengotomatisasi banyak pekerjaan administratif dalam rekrutmen, mulai dari pengumpulan lamaran, penyaringan kandidat, hingga penjadwalan wawancara. Hal ini menghemat waktu HR hingga 50% dibandingkan metode manual.

2. Meningkatkan Kualitas Kandidat

Dengan filter dan algoritma yang tepat, ATS memastikan hanya kandidat yang memenuhi kriteria yang masuk ke tahap selanjutnya. HR dapat fokus pada talenta yang benar-benar relevan, bukan pada lamaran yang tidak sesuai.

3. Pengalaman Kandidat yang Lebih Baik

Proses rekrutmen yang cepat dan komunikatif membuat kandidat merasa dihargai. ATS memudahkan pemberian update status lamaran secara real-time sehingga kandidat tidak merasa “digantung”. Selain itu, salah satu cara meningkatkan pengalaman kandidat adalah dengan menyediakan career site yang informatif dan mudah digunakan. Dengan mengikuti tips membuat career site yang efektif, HR dapat menarik pelamar berkualitas sekaligus memperkuat citra perusahaan.

4. Kolaborasi Tim yang Lebih Mudah

Dalam satu platform, tim rekrutmen dapat berbagi catatan, memberikan penilaian, dan membuat keputusan secara kolaboratif tanpa harus berpindah-pindah aplikasi.

5. Data dan Laporan yang Akurat

Software ATS mampu menghasilkan laporan rekrutmen yang detail, seperti waktu rata-rata perekrutan (time-to-hire), biaya perekrutan (cost-per-hire), dan sumber kandidat terbaik. Data ini membantu pengambilan keputusan yang lebih strategis.

Proses Rekrutmen Menggunakan Applicant Tracking System

Pada tahap awal proses rekrutmen, Anda dapat memasukkan detail lowongan kerja berupa posisi, lokasi, tanggung jawab, persyaratan kandidat berupa skill, pendidikan, umur dan banyak lagi kedalam sistem ATS. Kemudian, lowongan pekerjaan akan di pasang di berbagai job portal, sosial media dan platform rekrutmen lainnya.

Pencari kerja akan mengirimkan resume dan surat lamaran melalui job portal atau career site. ATS akan secara otomatis mengumpulkan dan menyimpan resume ini di dalam database. Lalu sistem ATS akan membaca setiap resume kandidat yang masuk. Lalu menyaring resume dengan menggunakan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya seperti kata kunci, kualifikasi, dan pengalaman. Resume yang tidak memenuhi kriteria akan secara otomatis ditolak.

Kandidat yang sudah lolos kriteria lowongan kerja akan dikirimi jadwal interview. Kandidat akan menerima jadwal interview via email. Penjadwalan Interview dapat dikirim melalui sistem dan terkonfirmasi secara otomatis kepada kandidat dan pewawancara.

Pewawancara dapat menggunakan ATS untuk mengevaluasi kandidat dan memberikan feedback mengenai kualifikasi, pengalaman, dan kecocokan mereka untuk peran tersebut. ATS kemudian akan memberikan daftar kandidat terbaik bersama dengan resume mereka, feedback interview, dan informasi lain yang relevan. Perusahaan kemudian dapat menggunakan informasi ini untuk membuat keputusan perekrutan akhir.

Setelah kandidat sudah dipilih, hr dapat mengirimkan offering letter dan berkomunikasi secara langsung terkait penerimaan. Dalam sistem ATS, perusahaan dapat berkomunikasi dengan kandidat selama proses rekrutmen, mulai dari mengirimkan email konfirmasi wawancara hingga mengirimkan tawaran pekerjaan.

Rekomendasi Software ATS di Indonesia

Memilih software ATS yang tepat adalah langkah strategis untuk memastikan proses rekrutmen berjalan efisien, terstruktur, dan tepat sasaran. Di Indonesia, ada beberapa pilihan software ATS dengan keunggulan masing-masing. Berikut rekomendasi yang bisa dipertimbangkan.

Baca Juga: Rekomendasi Lengkap Software ATS di Indonesia Tahun 2025

1. Jobseeker Software ATS – Solusi Rekrutmen Terintegrasi untuk Perusahaan Indonesia

Jobseeker Software ATS dirancang khusus untuk membantu perusahaan mengelola proses rekrutmen dari awal hingga akhir dalam satu sistem terintegrasi. Berbeda dengan platform internasional yang sering perlu penyesuaian, Jobseeker Software dibuat dengan mempertimbangkan kebutuhan dan alur kerja HR di Indonesia.

Fitur Utama Jobseeker Software ATS:

• Manajemen Lowongan yang Terpusat – Semua data lowongan dapat diatur dalam satu dashboard, memudahkan HR memantau status dan perkembangan setiap posisi yang sedang dibuka.
• Resume Parsing Cerdas – Sistem secara otomatis membaca CV kandidat, mengekstrak data penting seperti riwayat pekerjaan, pendidikan, dan keterampilan, lalu menyusunnya dalam format terstruktur untuk memudahkan evaluasi.
• Tracking Kandidat yang Transparan – HR dapat memantau perjalanan kandidat mulai dari lamaran masuk, seleksi administrasi, wawancara, hingga offering letter. Setiap tahapan memiliki catatan status yang jelas.
• Penjadwalan Wawancara Otomatis – Jadwal wawancara bisa diatur langsung dari sistem dan dikirim ke kandidat via email, mengurangi risiko miskomunikasi. Kemudahan penjadwalan wawancara lewat ATS juga membuat perusahaan lebih fleksibel dalam memilih metode interview. Memahami keunggulan interview online vs offline dapat membantu HR menentukan format wawancara yang paling sesuai untuk posisi yang dilamar.
• Kolaborasi Tim Rekrutmen – Setiap anggota tim dapat memberikan catatan, penilaian, dan rekomendasi langsung di platform, sehingga proses seleksi menjadi lebih cepat dan terkoordinasi.
• Laporan & Analitik Rekrutmen – ATS menyediakan laporan metrik rekrutmen seperti time-to-hire, sumber kandidat, dan tingkat keberhasilan seleksi. Data ini sangat membantu pengambilan keputusan berbasis data.

Keunggulan Jobseeker Software ATS:

• Antarmuka yang Mudah Digunakan – Desain UI/UX yang simpel membuat HR dan manajer rekrutmen mudah beradaptasi tanpa pelatihan panjang.
• Dukungan Lokal & Respons Cepat – Tim support berbasis di Indonesia yang memahami konteks pasar tenaga kerja lokal, sehingga respons dan solusi lebih cepat diberikan.
• Integrasi dengan HRMS Jobseeker Software – Jika perusahaan juga menggunakan HRMS Jobseeker, semua data kandidat yang diterima dapat langsung diintegrasikan ke manajemen karyawan tanpa input ulang.

Bagi perusahaan di Indonesia yang ingin beralih dari proses manual atau spreadsheet ke sistem digital yang rapi, Jobseeker Software ATS adalah pilihan tepat. Solusi ini memungkinkan HR fokus pada pengambilan keputusan strategis, bukan pada pekerjaan administratif yang repetitif.

2. Zoho Recruit

Zoho Recruit adalah software ATS internasional yang populer karena fleksibilitas dan kemampuan penyesuaiannya. Platform ini mendukung proses rekrutmen skala besar dan lintas negara, sehingga cocok untuk perusahaan yang mencari talenta dari berbagai wilayah. Fitur seperti resume parsing, job posting multi-channel, dan integrasi dengan aplikasi Zoho lainnya menjadikan platform ini sangat kuat untuk manajemen kandidat.

Selain itu, Zoho Recruit memiliki kemampuan workflow customization yang memungkinkan perusahaan menyesuaikan setiap tahap rekrutmen sesuai kebutuhan internal. Bagi tim HR yang sudah terbiasa dengan ekosistem Zoho, ATS ini bisa menjadi pilihan yang menghubungkan seluruh proses HR, mulai dari pencarian kandidat hingga onboarding. Namun, untuk pasar Indonesia, perusahaan perlu memastikan integrasi dengan platform lokal berjalan optimal.

3. BambooHR

BambooHR dikenal luas sebagai HRIS (Human Resource Information System) yang ramah pengguna, namun juga memiliki modul ATS yang sederhana. Modul ini dirancang untuk membantu perusahaan kecil hingga menengah mengelola lowongan kerja, melacak kandidat, dan menghubungkannya langsung dengan data karyawan yang ada di sistem HRIS mereka.

Meskipun fitur ATS-nya tidak selengkap platform yang fokus penuh pada rekrutmen, BambooHR tetap menjadi pilihan yang solid bagi perusahaan yang ingin meminimalkan penggunaan banyak sistem terpisah. Dengan satu platform, perusahaan dapat mengelola data karyawan, rekrutmen, dan administrasi HR lainnya secara terpusat. Kelebihan lain BambooHR adalah antarmuka yang intuitif dan dukungan pelanggan yang dikenal responsif.

4. Workable

Workable adalah ATS berbasis cloud yang banyak digunakan oleh perusahaan global berkat fitur canggihnya, termasuk AI-powered sourcing yang membantu menemukan kandidat potensial sebelum mereka melamar. Fitur ini memanfaatkan data besar dan algoritma cerdas untuk memprediksi kecocokan kandidat dengan posisi yang dibuka.

Selain itu, Workable menawarkan template deskripsi pekerjaan, sistem penilaian kandidat, dan aplikasi mobile yang memungkinkan HR bekerja dari mana saja. Platform ini juga mendukung wawancara video dan integrasi dengan berbagai alat kolaborasi. Namun, untuk perusahaan di Indonesia, beberapa fitur mungkin memerlukan adaptasi khusus agar relevan dengan ekosistem rekrutmen lokal.