HRIS VS ATS: Harus Pilih Software HR Yang Mana?

Tim HR yang sedang mencari software untuk membenahi proses kerja sering terjebak pada satu pertanyaan yang sama: pilih HRIS atau ATS? Kedua istilah ini memang sering disebut bersamaan, bahkan tidak jarang dianggap sebagai produk yang sama. 

Padahal, HRIS dan ATS dirancang untuk menyelesaikan masalah yang berbeda, di fase yang berbeda pula dalam siklus kerja karyawan.

Singkatnya, Applicant Tracking System (ATS) bekerja di fase pre-hire, yaitu sebelum kandidat resmi menjadi karyawan. Sementara Human Resource Information System (HRIS) mengambil alih di fase post-hire, begitu kandidat resmi bergabung dan berubah status menjadi karyawan tetap.

Kesalahan memilih software HR bisa membuat perusahaan Anda membayar untuk fitur yang tidak pernah terpakai, sementara masalah operasional yang sebenarnya justru tidak terselesaikan. 

Artikel ini akan membahas tuntas apa itu HRIS, apa itu ATS, perbedaan keduanya secara mendetail, serta kapan perusahaan Anda membutuhkan salah satu atau kedua software ini sekaligus.

Apa itu Software HRIS?

Human Resource Information System (HRIS) adalah software yang berfungsi mengelola seluruh data dan proses administratif karyawan sepanjang masa kerja mereka di perusahaan, mulai dari hari pertama bergabung hingga masa kerja berakhir. 

Software HRIS berperan sebagai sistem pencatatan pusat yang menyimpan data demografi karyawan, riwayat jabatan, gaji, tunjangan, cuti, absensi, hingga dokumen kepatuhan seperti kontrak kerja dan data pajak.

HRIS bekerja setelah proses rekrutmen selesai. Begitu kandidat resmi diterima dan berubah status menjadi karyawan, seluruh informasi mereka masuk ke dalam sistem HRIS untuk dikelola secara berkelanjutan. 

Tim HR menggunakan HRIS untuk mengurus administrasi harian seperti pengajuan cuti, perhitungan payroll, evaluasi kinerja, hingga pelaporan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan.

Sebagian besar software HRIS untuk perusahaan berbasis cloud, sehingga tim HR dapat mengakses dan memperbarui data karyawan dari mana saja tanpa harus bergantung pada dokumen fisik atau spreadsheet yang tersebar di berbagai file. 

Banyak sistem HRIS juga menyediakan portal self-service bagi karyawan, yang memungkinkan mereka mengecek sisa cuti, slip gaji, atau memperbarui data pribadi secara mandiri tanpa harus menghubungi tim HR setiap saat.

Apa itu Software Applicant Tracking System (ATS)?

Applicant Tracking System (ATS) adalah software rekrutmen yang dirancang khusus untuk mengelola seluruh proses hiring, mulai dari memasang lowongan pekerjaan hingga kandidat menerima offering letter. Software ATS beroperasi sepenuhnya di fase pre-hire, yaitu selama proses pencarian dan penyaringan kandidat berlangsung.

Begitu perusahaan membuka lowongan, lamaran biasanya masuk dalam jumlah besar dan cepat. Tanpa sistem yang terorganisir, tim rekrutmen akan kewalahan melacak siapa saja yang sudah dihubungi, siapa yang sedang menunggu jadwal interview, dan siapa yang perlu ditindaklanjuti. ATS menyelesaikan masalah ini dengan menyatukan seluruh data lowongan, lamaran, catatan interview, dan komunikasi kandidat dalam satu platform.

ATS mengotomatiskan berbagai proses rekrutmen yang sebelumnya dikerjakan manual, seperti multi-posting lowongan ke berbagai job portal sekaligus, penyaringan CV berdasarkan kata kunci dan kriteria pekerjaan, penjadwalan interview otomatis, hingga pengiriman email konfirmasi ke kandidat. 

Otomatisasi ini secara langsung memangkas waktu rekrutmen (time to hire) dan biaya per rekrutmen (cost per hire), sehingga tim HR bisa fokus mengevaluasi kandidat yang benar-benar berkualitas, bukan menghabiskan waktu untuk pekerjaan administratif yang repetitif.

Begitu kandidat dinyatakan diterima, ATS biasanya menyerahkan data mereka ke sistem HRIS untuk proses onboarding dan pengelolaan lebih lanjut. Perpindahan data inilah yang menjadi titik krusial mengapa integrasi antara ATS dan HRIS menjadi sangat penting bagi perusahaan yang serius membenahi proses HR mereka.

Manfaat Software HRIS untuk Perusahaan

HRIS memberikan dampak langsung pada efisiensi operasional HR sekaligus akurasi data karyawan. Berikut manfaat utama yang bisa dirasakan perusahaan Anda setelah mengimplementasikan software HRIS.

1. Menyederhanakan Proses Kinerja HR

HRIS mengotomatiskan proses HR manual yang sebelumnya memakan banyak waktu, seperti manajemen data karyawan, perhitungan payroll, dan administrasi tunjangan. Tugas-tugas yang biasanya membutuhkan berjam-jam pengerjaan manual, seperti rekap absensi bulanan atau perhitungan potongan pajak karyawan, bisa selesai dalam hitungan menit melalui sistem otomatis. 

Hal ini membebaskan tim HR dari beban administratif berulang dan memberi ruang untuk fokus pada inisiatif strategis, seperti pengembangan karyawan atau perbaikan budaya kerja.

2. Pendataan Terpusat & Terstruktur

HRIS menyediakan database terpusat untuk seluruh data yang berkaitan dengan karyawan, sehingga tim HR dapat mengelola dan mengakses informasi dari satu tempat, bukan tersebar di berbagai spreadsheet atau folder komputer masing-masing staf. Sistem terpusat ini juga mengurangi risiko kesalahan dalam proses entri data dan perhitungan gaji, yang sering terjadi ketika data dikelola secara manual oleh banyak orang. 

Selain itu, data yang tersimpan rapi dan terstruktur memudahkan perusahaan saat menghadapi audit internal, pemeriksaan regulasi, atau sengketa ketenagakerjaan yang membutuhkan riwayat data karyawan secara lengkap.

3. Data Based Decision Making

Dengan sistem yang terpusat, HRIS mampu mengolah seluruh data HR menjadi laporan dan hasil analisis yang berisi insight mendalam tentang tenaga kerja perusahaan, mulai dari tingkat turnover, distribusi gaji, hingga metrik produktivitas per divisi. 

Laporan berbasis data ini membantu manajemen mengambil keputusan yang lebih akurat, misalnya menentukan kebutuhan rekrutmen tambahan, merancang struktur kompensasi yang kompetitif, atau mengidentifikasi divisi dengan tingkat resign tertinggi untuk segera ditangani.

4. Efisiensi & Optimasi Performa Karyawan

Software HRIS juga melacak dan merekap performa karyawan secara berkelanjutan, sehingga organisasi dapat mengelola kinerja tim secara lebih efisien. Sistem ini mengotomatiskan proses manajemen kinerja seperti penetapan target kerja (goal setting), pelaksanaan evaluasi berkala, hingga penyusunan rencana pengembangan karyawan. 

Dengan data performa yang terekam rapi dari waktu ke waktu, atasan dan tim HR dapat memberikan feedback yang lebih objektif dan terukur, alih-alih hanya mengandalkan penilaian subjektif tahunan.

Manfaat Software ATS untuk Perusahaan

Software ATS juga memberikan manfaat bagi perusahaan dan tim HR yang secara langsung memengaruhi kualitas dan kecepatan proses rekrutmen perusahaan Anda.

1. Menjangkau Kandidat Berkualitas

Sistem ATS menyederhanakan proses rekrutmen dengan membantu memasang lowongan kerja ke berbagai platform job portal sekaligus dalam satu kali klik, sekaligus melacak dan mengelola seluruh lamaran yang masuk. 

Jangkauan yang lebih luas ini membuat tim HR bisa menjaring lebih banyak kandidat potensial, sementara sistem pelacakan yang terorganisir memastikan tidak ada kandidat berkualitas yang terlewat atau lupa ditindaklanjuti di tengah tumpukan lamaran.

2. Rekrutmen Otomatis Dengan Bantuan AI

ATS modern mengotomatiskan banyak aspek proses rekrutmen dengan bantuan kecerdasan buatan (AI), mulai dari posting lowongan pekerjaan dalam sekali klik hingga menyeleksi CV secara otomatis berdasarkan filter pekerjaan yang telah ditentukan, seperti kata kunci, pengalaman kerja, atau kualifikasi pendidikan. 

Otomatisasi berbasis AI ini menghemat waktu perekrut secara signifikan, sehingga tim HR dapat mengalokasikan waktu untuk pekerjaan yang membutuhkan penilaian manusia, seperti interview mendalam dan asesmen budaya kerja.

3. Laporan & Analitik Rekrutmen

Serupa dengan HRIS, software ATS juga menghasilkan laporan dan analitik yang berisi insight serta rangkuman kegiatan rekrutmen menggunakan metrik seperti time to hire dan cost per hire. 

Data laporan ini membantu organisasi meningkatkan performa proses rekrutmen tim HR dari waktu ke waktu, sekaligus menjadi dasar dalam penyusunan Manpower Planning (MPP) untuk kebutuhan rekrutmen di periode mendatang.

4. Pengalaman Rekrutmen yang Lebih Baik

ATS memberikan pengalaman yang lebih positif bagi kandidat melalui proses lamaran yang mudah, komunikasi yang teratur dan tepat waktu, serta alur rekrutmen yang efisien dari awal hingga akhir. 

Pengalaman kandidat yang baik ini berdampak langsung pada citra employer brand perusahaan, karena kandidat yang merasa dihargai selama proses rekrutmen cenderung memberikan review positif, bahkan ketika mereka akhirnya tidak lolos ke tahap berikutnya.

Apa Perbedaan Software HRIS dan Software ATS?

Meskipun sama-sama masuk dalam kategori software HR, HRIS dan ATS memiliki fokus penggunaan, target pengguna, fungsi utama, dan waktu implementasi yang sangat berbeda. Perbedaan paling mendasar terletak pada timing atau kapan software ini digunakan dalam siklus kerja karyawan.

ATS digunakan selama proses rekrutmen berlangsung, yaitu sejak lowongan dibuka hingga kandidat menerima offering letter. Setelah kandidat resmi menjadi karyawan, peran ATS selesai dan HRIS mengambil alih untuk mengelola seluruh aspek administratif dan kinerja karyawan tersebut sepanjang masa kerjanya di perusahaan.

Perbedaan lain terletak pada siapa yang menggunakan sistem ini. ATS digunakan oleh recruiter, hiring manager, dan juga kandidat eksternal yang melamar pekerjaan, sehingga sistem ini perlu dirancang agar mudah diakses oleh pihak di luar perusahaan. 

Sementara itu, HRIS sepenuhnya dikelola secara internal, digunakan oleh tim HR, atasan langsung, dan karyawan perusahaan sendiri melalui portal self-service.

Berikut tabel perbandingan yang merangkum perbedaan HRIS dan ATS:

Meski memiliki fokus yang berbeda, ATS dan HRIS sebenarnya saling melengkapi, bukan saling menggantikan. Ketika ATS terintegrasi dengan HRIS, data kandidat yang baru diterima bisa langsung berpindah secara otomatis ke sistem HRIS begitu status mereka berubah menjadi karyawan. 

Perusahaan tidak perlu lagi memasukkan data yang sama dua kali, mulai dari input manual di ATS lalu diketik ulang ke HRIS. Proses handoff dari “kandidat” menjadi “karyawan” pun berjalan mulus tanpa risiko data yang tercecer atau tidak sinkron antar sistem.

Kapan Perusahaan Membutuhkan Kedua Software HR Ini?

Kebutuhan terhadap ATS, HRIS, atau keduanya sangat bergantung pada skala perusahaan, volume rekrutmen, dan tingkat kematangan proses HR yang sedang dijalankan. Berikut gambaran kapan masing-masing software menjadi prioritas.

Kapan Perusahaan Membutuhkan Software ATS

Perusahaan membutuhkan ATS ketika proses rekrutmen mulai terasa tidak terkendali. Tanda-tandanya jelas terlihat: tim rekrutmen masih membaca dan menyortir CV secara manual satu per satu, lamaran menumpuk di inbox email tanpa sistem pelacakan yang jelas, atau perusahaan kesulitan menjangkau kandidat berkualitas karena lowongan hanya dipasang di satu platform. 

Kondisi ini biasanya dialami perusahaan yang sedang berada di fase pertumbuhan dengan volume rekrutmen yang meningkat tajam, misalnya membuka banyak posisi baru dalam waktu bersamaan atau melakukan rekrutmen massal untuk ekspansi cabang.

Kapan Perusahaan Membutuhkan Software HRIS

Perusahaan membutuhkan HRIS ketika kesulitan mulai muncul dalam mengelola karyawan yang sudah bergabung. Tanda-tandanya meliputi kesulitan melacak performa kinerja karyawan secara konsisten, proses payroll yang masih dihitung manual dan rawan kesalahan, administrasi cuti yang berantakan karena tidak ada sistem terpusat, atau data karyawan yang tersebar di berbagai spreadsheet milik masing-masing staf HR. 

Kondisi ini umum dialami perusahaan yang sudah memiliki jumlah karyawan cukup besar, biasanya di atas puluhan hingga ratusan orang, sehingga pengelolaan manual sudah tidak lagi efisien maupun akurat.

Kapan Perusahaan Membutuhkan Kedua Software

Perusahaan membutuhkan kedua software sekaligus ketika masalah muncul di kedua sisi secara bersamaan, situasi yang sebenarnya paling sering terjadi pada bisnis yang sedang bertumbuh. 

Perusahaan pada fase ini biasanya sudah cukup besar untuk merekrut secara rutin sekaligus mengelola tim internal yang terus berkembang, sehingga membutuhkan alur kerja yang mulus dari tahap rekrutmen hingga pengelolaan karyawan jangka panjang. 

Menggunakan ATS dan HRIS yang terintegrasi dalam satu ekosistem menjadi solusi paling efisien dibandingkan mengoperasikan dua sistem terpisah yang tidak saling terhubung, karena data kandidat yang diterima bisa langsung masuk ke sistem HRIS tanpa perlu input ulang.

Sebelum memutuskan untuk berinvestasi pada salah satu atau kedua software ini, ada baiknya perusahaan Anda memahami terlebih dahulu kriteria dan langkah-langkah dalam memilih software HRIS yang tepat sesuai kebutuhan dan skala bisnis.

Butuh Software HRIS dan ATS yang Terintegrasi?

Memilih antara HRIS dan ATS sebenarnya bukan soal mana yang lebih unggul, melainkan soal apa yang perusahaan butuhkan. Namun bagi perusahaan yang sedang bertumbuh, kebutuhan terhadap keduanya biasanya datang beriringan, dan mengelola dua sistem yang terpisah justru menambah pekerjaan administratif baru berupa input data ganda antar platform.

Jobseeker Software menghadirkan solusi HCMS terintegrasi yang menyatukan software HRIS dan software ATS dalam satu ekosistem yang saling terhubung. Data kandidat yang diterima melalui proses rekrutmen akan otomatis berpindah menjadi data karyawan di sistem HRIS, tanpa perlu input manual berulang, dan tanpa harus berpindah dari satu platform ke platform lain.

Dapatkan Software HRIS untuk absensi dan payroll karyawan, ditambah Software ATS lengkap untuk kebutuhan rekrutmen secara gratis. Ini adalah kesempatan bagi perusahaan Anda untuk membenahi proses rekrutmen sekaligus pengelolaan karyawan, tanpa biaya tambahan untuk modul ATS. 

Hubungi tim Jobseeker via WhatsApp sekarang untuk konsultasi gratis dan klaim promo HRIS gratis ATS ini sebelum periode promosi berakhir.