Masalah yang sering dihadapi HR semakin kompleks dari tahun ke tahun. Tugas HR bukan lagi sekadar mengurus administrasi karyawan, melainkan menjadi mitra strategis bisnis yang memastikan perusahaan mampu menarik, mengembangkan, dan mempertahankan talenta terbaik. Sayangnya, di banyak perusahaan mulai dari startup hingga korporasi HR masih berjuang menghadapi tantangan operasional dan teknis yang terus berkembang.
Memasuki tahun 2026, tantangan HR diperkirakan akan semakin kompleks. McKinsey & Company melalui artikelnya “The Great Attrition is making hiring harder. Are you searching the right talent pools?” menegaskan bahwa perusahaan di berbagai sektor masih menghadapi tingkat turnover yang tinggi, sehingga persaingan mendapatkan talenta terbaik semakin ketat dan biaya rekrutmen meningkat signifikan. Hal ini menunjukkan bahwa HR perlu beralih dari sekadar proses administratif menuju strategi retensi dan talent engagement yang lebih kuat.
Tidak hanya soal perebutan talenta, digitalisasi juga menjadi tuntutan. HR Asia dalam artikel “How Will AI Impact Jobs, Tasks and the HR Function?” memaparkan bahwa penggunaan AI dalam HR dapat mengurangi beban administrasi berulang hingga 40% melalui automasi proses rekrutmen, penjadwalan, dan manajemen kinerja. Dengan demikian, HR dapat mengalokasikan lebih banyak waktu untuk strategi pengembangan karyawan, employee experience, dan penguatan budaya kerja.
Dari semua tantangan tersebut, pertanyaan besarnya bukan hanya apa masalah yang sering dihadapi HR, tetapi juga bagaimana cara menyelesaikannya secara efektif tanpa mengorbankan waktu, produktivitas, maupun kultur kerja perusahaan.
Artikel ini membahas 12 masalah terbesar yang paling sering dihadapi HR di perusahaan, lengkap dengan penjelasan, penyebab, contoh kasus, dan solusi praktis yang bisa diterapkan secara langsung. Di bagian akhir, pembaca juga akan mendapat rekomendasi sistem HR modern untuk membantu mengatasi hambatan operasional maupun strategis dalam pengelolaan SDM.
1. Sulit Menemukan Kandidat yang Tepat
Salah satu masalah paling klasik dan paling melelahkan di dunia HR adalah proses pencarian kandidat. Banyak HR mengeluhkan situasi seperti ini: lamaran masuk banyak, tapi hanya sedikit yang benar-benar relevan dengan kebutuhan posisi. Alhasil, waktu screening menjadi panjang, proses rekrutmen melambat, dan kandidat potensial justru berpindah ke perusahaan lain.
Tantangan ini semakin terasa di era digital, karena kandidat dapat melamar ke banyak perusahaan hanya dalam hitungan menit. Artinya, persaingan merebut talenta terbaik menjadi sangat ketat. Kondisi ini diperparah oleh fenomena “candidate mismatch”, yaitu ketika pengalaman, skill, dan ekspektasi kandidat tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Contoh kasus nyata:
Sebuah perusahaan teknologi di Jakarta membuka posisi Software Engineer. Dalam dua minggu, ada 420 pelamar masuk, namun hanya 17 yang memenuhi kualifikasi teknis. Dari 17 tersebut, tiga kandidat menarik mundur karena sudah menerima tawaran lain sebelum proses interview selesai.
Solusi yang bisa diterapkan:
-
Optimalkan job description agar lebih detail dan spesifik
-
Saring kandidat sejak awal menggunakan tools job assessment atau ATS (Applicant Tracking System)
-
Kurangi waktu proses hiring agar kandidat tidak “hilang” karena menunggu terlalu lama
Pendekatan modern menempatkan efisiensi dan kecepatan sebagai kunci HR bukan hanya perlu menarik kandidat, tetapi juga menggerakkan proses hiring dengan smart data.
2. Turnover Tinggi dan Sulit Mempertahankan Karyawan
Menemukan kandidat sudah sulit, mempertahankan karyawan yang bagus lebih sulit lagi. Turnover yang tinggi membuat HR kehilangan waktu untuk mengurus rekrutmen ulang, tim kehilangan produktivitas, dan perusahaan kehilangan biaya pelatihan yang sudah diberikan kepada karyawan.
Banyak faktor penyebab turnover: gaji yang tidak kompetitif, beban kerja yang tinggi, budaya kerja yang tidak sehat, minimnya kesempatan berkembang, atau komunikasi manajerial yang tidak jelas. Menariknya, riset global menunjukkan bahwa karyawan jarang resign hanya karena uang sebagian besar keluar karena tidak merasa dihargai dan tidak melihat masa depan yang jelas di perusahaan.
Contoh kasus nyata:
Seorang karyawan dengan performa tinggi mengundurkan diri setelah dua tahun bekerja. Dalam exit interview, bukan masalah kompensasi yang menjadi keluhan, tetapi kurangnya kesempatan pengembangan keterampilan dan tidak adanya roadmap karier yang jelas.
Solusi yang bisa diterapkan:
-
Buat program perkembangan karier yang terstruktur
-
Sediakan feedback dan recognition secara berkala
-
Evaluasi beban kerja dan budaya antar tim
-
Lakukan exit interview dan tindak lanjuti temuan secara serius
Retensi talenta bukan sekadar mempertahankan karyawan tetapi memastikan mereka merasa berkembang dan dihargai.
3. Beban Administrasi HR yang Terlalu Besar
Meski HR berfungsi sebagai mitra strategis bisnis, kenyataannya banyak tim HR masih menghabiskan sebagian besar waktunya untuk tugas administratif: mengelola absensi, lembur, cuti, kontrak, payroll, onboarding, dokumen BPJS, hingga pelaporan keuangan HR. Ketika waktu habis untuk pekerjaan administratif, HR kesulitan fokus pada program strategis seperti pengembangan talent pipeline atau employee engagement.
Ironisnya, sebagian besar masalah ini terjadi karena sistem kerja HR masih manual atau berpencar: spreadsheet terpisah, dokumen offline, chat berantakan, hingga proses persetujuan berbasis kertas. Ketika data tidak terpusat, risiko human error juga meningkat.
Contoh kasus nyata:
Bagian HR sebuah perusahaan FMCG harus memproses 300 data payroll secara manual setiap bulan. Setiap kali ada perubahan gaji/allowance, tim HR mesti menghitung ulang satu per satu dan sering menghadapi komplain dari karyawan karena hasil hitungan yang keliru.
Solusi yang bisa diterapkan:
-
Mengadopsi software HR untuk otomatisasi administrasi
-
Menghubungkan absensi, cuti, payroll, dan sistem appraisal dalam satu platform
-
Membuat alur approval digital untuk mengurangi tumpukan pekerjaan manual
Ketika sistem administratif berjalan otomatis, HR dapat mengalokasikan waktunya untuk hal yang jauh lebih bernilai bagi organisasi.
4. Konflik Internal Antar Karyawan atau Antar Tim
Konflik di tempat kerja adalah sesuatu yang tak terhindarkan. HR sering kali berada di tengah “mediasi” ketika terjadi perselisihan antar karyawan, antar departemen, atau antara karyawan dan atasan. Konflik yang tidak ditangani dengan baik dapat mengganggu kolaborasi, menurunkan produktivitas, hingga mendorong karyawan terbaik untuk resign karena merasa lingkungan kerja tidak nyaman.
Konflik biasanya muncul karena komunikasi yang tidak jelas, ekspektasi pekerjaan yang berbeda, ego antar divisi, atau cara kerja yang tidak selaras. Dalam beberapa kasus, konflik bahkan muncul karena ketidaksetaraan beban kerja atau favouritism.
Contoh kasus nyata:
Tim marketing dan sales saling menyalahkan selama berbulan-bulan karena target perusahaan tidak tercapai. Tidak ada ruang diskusi terbuka sehingga konflik personal mulai muncul dan menghambat kerja sama.
Solusi yang bisa diterapkan:
-
Tetapkan standar komunikasi dan alur kerja yang jelas antar divisi
-
Buat sesi penyamaan ekspektasi dan cross-department collaboration
-
HR menjadi mediator yang netral, bukan pembela salah satu pihak
-
Adakan pelatihan conflict management untuk manager & supervisor
Menyelesaikan konflik bukan sekadar menghentikan pertengkaran, melainkan mengembalikan kepercayaan dan kolaborasi.
5. Ketidakjelasan Jalur Karier & Kurangnya Pengembangan SDM
Banyak HR menghadapi masalah serupa: karyawan yang berpotensi tinggi tidak bertahan lama karena merasa tidak punya arah karier di perusahaan. Tidak ada blueprint kompetensi, tidak ada roadmap promosi, dan pelatihan hanya dilakukan jika ada masalah bukan sebagai strategi pembinaan.
Padahal karyawan terbaik ingin berkembang, bukan hanya bekerja. Ketika perusahaan gagal memberikan kejelasan masa depan, mereka akan mencari tempat lain yang bisa memberikan itu.
Contoh kasus nyata:
Seorang karyawan berprestasi di departemen finance mengajukan resign dengan alasan ingin “mencari tantangan baru”. Setelah diselidiki, ia sebenarnya menginginkan peran yang lebih besar namun tidak tahu bagaimana mencapainya di perusahaan.
Solusi yang bisa diterapkan:
-
Buat career development plan untuk setiap divisi
-
Tautkan KPI dan pelatihan dengan peluang promosi
-
Ajak supervisor untuk aktif menjadi career mentor
-
Gunakan sistem appraisal berkala berbasis data, bukan sekadar opini
Ketika karyawan melihat masa depan, mereka akan bertahan bahkan berkembang bersama perusahaan.
6. Rendahnya Employee Engagement & Semangat Kerja
Salah satu masalah HR yang paling “sunyi” namun paling berbahaya adalah penurunan semangat kerja. Karyawan mungkin tetap hadir dan menyelesaikan tugas, tetapi tanpa antusiasme, kreativitas, atau rasa memiliki. Inilah yang disebut disengagement dan dampaknya bisa diam-diam merusak performa perusahaan.
Rendahnya engagement sering disebabkan oleh kurangnya apresiasi, komunikasi satu arah, tidak adanya sense of purpose, atau lingkungan kerja yang terlalu kaku.
Contoh kasus nyata:
Meski tingkat kehadiran tim stabil, hasil kerja menurun drastis. Setelah evaluasi, ditemukan bahwa banyak karyawan merasa kontribusinya tidak dihargai dan tidak pernah mendapat pengakuan atas ide-ide mereka.
Solusi yang bisa diterapkan:
-
Sistem apresiasi dan recognition berbasis data dan transparan
-
Komunikasi dua arah antara manajemen dan karyawan
-
Aktivitas engagement yang relevan, bukan sekadar seremonial internal
-
Libatkan karyawan dalam pengambilan keputusan melalui feedback loop
Karyawan yang merasa dihargai akan bekerja dengan hati bukan hanya dengan waktu.
7. Kurangnya Transparansi Gaji & Kompensasi
Masalah sensitif namun sering terjadi dalam HR adalah isu kompensasi. Ketika sistem penggajian tidak transparan atau tidak adil, rumor, kecemburuan, dan ketidakpercayaan akan muncul di antara karyawan. Pada akhirnya, retensi, motivasi, dan budaya kerja bisa terganggu.
Isu kompensasi biasanya muncul karena beberapa hal: struktur gaji tidak jelas, rentang jabatan tidak distandarkan, kenaikan gaji tidak berbasis performa, atau informasi payroll tidak terdokumentasi dengan baik.
Contoh kasus nyata:
Karyawan mengetahui bahwa rekan kerjanya menerima gaji lebih tinggi padahal memiliki jabatan dan tanggung jawab yang sama. HR tidak memiliki data pembanding dan akhirnya konflik meluas ke manajemen.
Solusi yang bisa diterapkan:
-
Tentukan struktur gaji dan jenjang yang jelas untuk tiap posisi
-
Gunakan sistem payroll otomatis agar data kompensasi lebih akurat
-
Kaitkan kenaikan gaji dengan KPI, kompetensi, dan kontribusi
-
Dokumentasikan seluruh perubahan gaji dan tunjangan secara transparan
Ketika kompensasi jelas dan adil, lingkungan kerja jauh lebih sehat.
8. Rekrutmen Terlalu Lama & Proses Interview Tidak Efisien
Waktu yang lambat dalam proses rekrutmen memiliki dampak besar: kandidat terbaik hilang, bisnis kehilangan produktivitas, dan HR terjebak dalam aktivitas administratif berulang. Sering kali, proses menjadi lama karena koordinasi antar divisi tidak jelas, penjadwalan interview manual, dan keputusan hiring yang menunggu approval berkepanjangan.
HR juga sering terhambat karena evaluasi kandidat dilakukan secara subjektif tanpa scoring sheet atau assessment digital.
Contoh kasus nyata:
Kandidat menunggu dua minggu hanya untuk mendapatkan update status seleksi. Ketika dihubungi, ia menjawab sudah menerima tawaran dari perusahaan lain karena prosesnya lebih cepat dan komunikatif.
Solusi yang bisa diterapkan:
-
Buat SLA (Service Level Agreement) waktu per tahap rekrutmen
-
Gunakan jadwal interview otomatis & video interview bila perlu
-
Gunakan form scoring / job assessment untuk mengambil keputusan berbasis data
-
Berikan update berkala kepada kandidat agar proses tetap “hangat”
Kecepatan dan kejelasan proses rekrutmen bukan hanya menghemat waktu HR, tetapi juga meningkatkan citra perusahaan sebagai employer yang profesional.
9. Kesulitan Mengukur Performa Karyawan Secara Objektif
Evaluasi kinerja sering menjadi tantangan besar karena standar penilaian tidak seragam. Banyak perusahaan masih menggunakan penilaian berbasis opini atasan tanpa indikator kuantitatif yang jelas. Akibatnya, terjadi bias, ketidakadilan, dan demotivasi karyawan.
Masalah ini juga menghambat pertumbuhan bisnis. Tanpa data performa yang akurat, sulit bagi perusahaan menentukan siapa yang layak dipromosikan, siapa yang butuh pelatihan, atau area mana yang perlu ditingkatkan.
Contoh kasus nyata:
Dalam proses appraisal tahunan, dua supervisor memberikan penilaian performa berbeda drastis untuk karyawan yang sama hanya karena gaya kerja karyawan tersebut tidak sesuai preferensi personal salah satu supervisor.
Solusi yang dapat diterapkan:
-
Gunakan KPI, OKR, dan scoring sheet berbasis indikator kompetensi
-
Tingkatkan frekuensi evaluasi (bulanan/kuartalan, bukan hanya tahunan)
-
Gunakan sistem performance management agar data tercatat dan otomatis
Penilaian yang objektif memberi kejelasan bagi perusahaan dan motivasi bagi karyawan untuk berkembang.
10. Kurangnya Data dan Insight dalam Pengambilan Keputusan HR
Tanpa data, keputusan HR cenderung bersifat reaktif bukan strategis. Banyak HR masih mengandalkan feeling saat menentukan strategi rekrutmen, pelatihan, kompensasi, atau engagement. Padahal, era saat ini menuntut HR mengambil keputusan berdasarkan analisis data SDM.
Tantangan muncul ketika data karyawan tersebar di banyak tempat: spreadsheet terpisah, dokumen offline, file payroll, riwayat training di email, hingga rekapan absensi manual. Ketika data tidak terintegrasi, insight sulit dihasilkan.
Contoh kasus nyata:
Manajemen ingin mengetahui alasan utama karyawan resign dalam 12 bulan terakhir. HR tidak bisa memberikan jawaban pasti karena hasil exit interview tidak terdokumentasi dengan baik.
Solusi yang bisa diterapkan:
-
Integrasikan seluruh data karyawan ke dalam satu sistem HR
-
Gunakan dashboard analytics untuk melihat tren performa, retensi, dan produktivitas
-
Jadikan data SDM sebagai dasar strategi HR jangka panjang
Dengan data yang akurat, HR akan lebih dihargai sebagai strategic business partner.
11. Onboarding Berjalan Tidak Efektif
Banyak perusahaan menghabiskan waktu untuk mencari kandidat terbaik, namun gagal memberikan pengalaman onboarding terbaik setelah karyawan bergabung. Akibatnya, karyawan baru merasa bingung, tidak terarah, bahkan menyesal bergabung yang berujung pada turnover dini.
Onboarding yang buruk terjadi ketika pekerjaan tidak dijelaskan secara jelas, tidak ada buddy atau mentor, akses sistem terlambat, dan karyawan tidak diperkenalkan dengan budaya perusahaan secara menyeluruh.
Contoh kasus nyata:
Karyawan baru menghabiskan dua minggu pertama hanya menunggu akses email, mencari sendiri SOP, dan menebak-nebak tugas. Dalam tiga bulan, ia mengundurkan diri.
Solusi yang bisa diterapkan:
-
Siapkan checklist onboarding yang jelas dan terstruktur
-
Berikan akses sistem serta penjelasan job desk pada hari pertama
-
Tunjuk buddy atau mentor untuk transisi karyawan baru
-
Gunakan platform onboarding digital agar alur lebih efisien
Onboarding yang baik bukan hanya membuat karyawan cepat bekerja tapi merasa diterima.
12. Beban HR Tidak Seimbang dengan Jumlah Tim
Pertumbuhan perusahaan tidak selalu diikuti pertumbuhan tim HR. Sering kali, hanya 2–3 orang HR harus mengelola ratusan karyawan. Akibatnya, semua masalah masuk ke HR: pertanyaan payroll, absensi, konflik, rekrutmen, jobdesc, hingga koordinasi training. Burnout bukan hanya dialami karyawan operasional HR juga bisa mengalaminya.
Masalah ini muncul ketika perusahaan menganggap HR tugas administratif, bukan fungsi strategis yang harus didukung oleh sistem dan tenaga yang memadai.
Contoh kasus nyata:
Sebuah perusahaan dengan 250 karyawan hanya memiliki dua staf HR. Setiap bulan, mereka harus lembur untuk menyelesaikan payroll dan urusan administratif lainnya, sehingga strategi HR tidak pernah tersentuh.
Solusi yang bisa diterapkan:
-
Automasi pekerjaan administratif menggunakan software HR
-
Standardisasi alur untuk mengurangi pekerjaan berulang
-
Libatkan lini manajerial dalam people management, bukan HR saja
Dengan sistem dan pembagian kerja yang tepat, HR dapat kembali fokus pada strategi pengembangan SDM.
Kesimpulan
Masalah yang sering dihadapi HR bukan hanya soal administrasi, tetapi menyangkut seluruh perjalanan karyawan mulai dari menemukan kandidat, menilai performa, mempertahankan talenta, hingga membangun budaya kerja yang sehat. Semakin perusahaan berkembang, semakin kompleks pula tantangan HR. Tanpa pendekatan modern dan berbasis data, HR akan terus kesulitan mengimbangi tuntutan bisnis yang semakin cepat dan kompetitif.
Solusi tidak hanya terletak pada program pelatihan, SOP, atau peningkatan proses melainkan juga pada kemampuan HR untuk mengintegrasikan teknologi agar pekerjaan administratif dapat berjalan otomatis dan akurat. Ketika HR memiliki akses data real time, insight performa karyawan, serta sistem yang mempercepat proses rekrutmen dan administrasi, mereka dapat kembali ke fungsi paling strategis: membangun manusia dan budaya kerja yang kuat.
Di sinilah peran teknologi seperti Jobseeker Software menjadi relevan. Platform HR ini tidak hanya membantu perusahaan mengelola rekrutmen, absensi, payroll, cuti, hingga appraisal dalam satu sistem, tetapi juga memberikan dashboard analitik untuk mendukung pengambilan keputusan berbasis data. Alhasil, beban HR berkurang, kesalahan administratif dapat diminimalkan, dan retensi karyawan dapat ditingkatkan.
Pada akhirnya, HR bukan hanya pengelola manusia HR adalah pendorong pertumbuhan perusahaan. Dengan sistem yang tepat, HR bisa bekerja lebih cepat, lebih akurat, dan lebih strategis. Dan itulah fondasi budaya kerja yang sehat dan produktivitas jangka panjang.
