Tips Memilih Applicant Tracking System Untuk Bisnis Anda

Memilih Sistem Pelacakan Pelamar (Applicant Tracking System atau ATS) yang tepat untuk perusahaan Anda sangat penting untuk mengoptimalkan proses rekrutmen. ATS berfungsi sebagai database utama yang menyimpan seluruh informasi lowongan dan kandidat, sekaligus menjalankan tugas rekrutmen yang sebelumnya dikerjakan secara manual. 

Dengan banyaknya pilihan yang tersedia di pasar, mungkin akan sangat sulit untuk membuat keputusan terbaik. Namun, dengan mengikuti beberapa pertimbangan utama, Anda dapat memilih ATS yang sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda.

Sebelum memilih vendor tertentu, Anda perlu memahami dulu masalah apa yang ingin diselesaikan. Volume lamaran yang menumpuk, proses seleksi yang lambat, atau komunikasi kandidat yang berantakan adalah tanda bahwa perusahaan Anda membutuhkan ATS yang lebih matang. 

Berikut beberapa tips dalam memilih sistem ATS (Applicant Tracking System) yang paling sesuai dengan kebutuhan tim HR dan perusahaan Anda.

1. Evaluasi Kebutuhan Perusahaan Anda

Langkah pertama dalam memilih Applicant Tracking System adalah dengan mulai mengidentifikasi kebutuhan serta kendala rekrutmen yang dihadapi oleh tim HR. Anda dapat mempertimbangkan faktor-faktor seperti volume pelamar, kebutuhan kolaborasi, kebutuhan pelaporan, dan integrasi dengan sistem HR lainnya. Hal ini akan membantu Anda mempersempit fitur dan fungsionalitas yang Anda butuhkan dalam ATS.

Sebelum mengevaluasi vendor, luangkan waktu untuk memetakan setiap tahapan proses rekrutmen yang sudah berjalan di perusahaan Anda, mulai dari posting lowongan, seleksi CV, screening, interview, hingga offering. Setiap perusahaan punya alur kerja yang berbeda, sehingga ATS yang cocok untuk satu perusahaan belum tentu cocok untuk perusahaan lain. Pemetaan ini juga membantu Anda menentukan fitur mana yang wajib ada dan fitur mana yang sekadar nilai tambah.

Cara Memilih Sistem ATS Sesuai Kebutuhan

Untuk memilih sistem ATS yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan perusahaan Anda, ada 3 hal yang harus Anda perhatikan.

A. Ukuran Perusahaan

Besar kecilnya bisnis Anda perlu dipertimbangkan dalam memilih applicant tracking system yang sesuai. Untuk perusahaan kecil dengan jumlah karyawan 10 – 99 orang, ATS yang sederhana dan mudah digunakan dengan fitur-fitur dasar seperti posting lowongan kerja, pelacakan resume, dan komunikasi kandidat mungkin sudah cukup.

Sedangkan, untuk bisnis besar, ATS yang komprehensif dengan berbagai fitur-fitur canggih seperti pelacakan pelamar dan alur kerja, pelaporan tingkat lanjut, dan integrasi dengan sistem HR lainnya dibutuhkan untuk menangani volume rekrutmen yang jauh lebih besar dan proses seleksi yang lebih kompleks, misalnya multi-level approval, multi-cabang, atau kebutuhan open hiring dalam skala besar.

B. Anggaran

Sistem ATS memiliki harga berkisar antara Rp750 ribu hingga Rp10 juta rupiah per bulan, tergantung jumlah pengguna, jumlah lowongan aktif, dan fitur yang disertakan. Perbedaan dalam segi harga ini dipengaruhi oleh beberapa faktor, seperti fitur ATS, model deployment (cloud atau on-premise), vendor, dan ukuran perusahaan.

Selain biaya berlangganan, perhatikan juga biaya implementasi, biaya training tim, dan biaya tambahan bila Anda membutuhkan modul khusus di kemudian hari. Beberapa vendor mengenakan biaya setup di awal yang tidak termasuk dalam harga paket bulanan. 

Maka dari itu, Anda perlu mengevaluasi kebutuhan software rekrutmen perusahaan dan menyesuaikannya dengan budget yang tersedia, termasuk proyeksi kebutuhan untuk dua hingga tiga tahun ke depan agar investasi ATS tidak perlu diganti dalam waktu dekat.

C. Keamanan Data

Pastikan memilih sistem ATS yang aman dan ter-enkripsi menggunakan SSL atau teknologi keamanan yang terpercaya. Data kandidat termasuk data pribadi yang sensitif, sehingga ATS yang Anda pilih wajib memiliki kontrol akses, audit trail, dan kebijakan retensi data yang jelas. 

Selain itu, Anda juga perlu memastikan apakah applicant tracking system tersebut mematuhi peraturan perlindungan privasi yang diperlukan, termasuk regulasi perlindungan data pribadi yang berlaku di Indonesia.

2. Evaluasi Kemudahan Penggunaan Sistem

Carilah ATS yang memiliki tampilan simpel, menarik dan mudah digunakan. Applicant Tracking System yang memiliki tampilan, navigasi dan user experience yang mudah digunakan dapat membantu Anda menghemat waktu dan tenaga dalam melatih tim HR dalam bermigrasi menggunakan ATS online.

Uji kemudahan penggunaan ini secara langsung, jangan hanya mengandalkan brosur atau presentasi sales. Minta sesi demo yang melibatkan recruiter dan hiring manager yang akan memakai sistem tersebut sehari-hari, bukan hanya tim IT atau tim procurement. 

Perhatikan berapa banyak klik yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas rutin seperti memposting lowongan baru, memindahkan kandidat ke tahap berikutnya, atau mengirim email massal ke pelamar. Semakin sedikit langkah yang dibutuhkan, semakin cepat pula tim Anda beradaptasi dan semakin tinggi tingkat adopsi sistem di lapangan.

3. Personalisasi Applicant Tracking System Anda

Ada baiknya jika Anda memilih atau mempertimbangkan ATS (Applicant Tracking System) yang dapat dikustom sesuai branding dan proses rekrutmen di perusahaan Anda.

ATS yang menawarkan flexible add-on fitur dapat membantu kinerja HR. Karena kegiatan rekrutmen dapat diatur sesuai kebutuhan rekrutmen dan sistem jadi terasa lebih personalized. Personalisasi ini mencakup logo dan warna perusahaan pada career site, format email otomatis ke kandidat, susunan tahapan seleksi, hingga template scorecard interview yang disesuaikan dengan kompetensi yang dicari di setiap posisi.

Memilih ATS Menurut Jenisnya

Sistem ATS memiliki banyak jenis tergantung fitur, model deployment, dan tahapan proses rekrutmennya. Memahami perbedaan setiap jenis ATS akan membantu Anda menentukan pilihan yang paling sesuai dengan infrastruktur IT, anggaran, dan kebutuhan rekrutmen perusahaan.

1. ATS Berbasis Cloud (SaaS)

ATS berbasis cloud, atau sering disebut Software as a Service (SaaS), adalah sistem yang dihosting oleh vendor di server eksternal dan diakses oleh perusahaan melalui browser atau aplikasi. Vendor yang menangani seluruh proses di backend, termasuk update sistem, maintenance server, dan keamanan data. 

Saat ini, sebagian besar applicant tracking system yang beredar di pasar sudah beroperasi dalam model cloud dan dilengkapi kemampuan AI, karena model ini menghilangkan biaya implementasi yang berat serta mengurangi ketergantungan pada tim IT internal.

Fitur dan Manfaat

ATS cloud umumnya menawarkan pembaruan sistem otomatis tanpa perlu instalasi manual, akses jarak jauh dari mana saja selama terhubung internet, dan biaya awal yang jauh lebih rendah dibandingkan sistem on-premise. Model harga langganan bulanan atau tahunan membuat ATS cloud lebih fleksibel untuk disesuaikan dengan pertumbuhan jumlah pengguna maupun kebutuhan fitur. 

Fitur seperti resume/CV parsing otomatis, matching kandidat, penjadwalan interview, dan analitik rekrutmen juga lebih cepat tersedia karena vendor melakukan rilis fitur secara berkala tanpa perusahaan perlu melakukan upgrade manual.

Penerapannya pada Perusahaan

ATS cloud paling sesuai untuk perusahaan yang ingin implementasi cepat tanpa membebani tim IT internal, termasuk perusahaan kecil hingga menengah yang sebelumnya tidak mampu mengakses ATS karena biaya infrastruktur yang tinggi. 

Perusahaan dengan kebutuhan rekrutmen yang fluktuatif, seperti musim rekrutmen massal atau ekspansi cabang baru, juga diuntungkan karena skalabilitas ATS cloud dapat disesuaikan tanpa investasi hardware tambahan.

2. ATS On-Premise

ATS on-premise adalah sistem yang diinstal dan dijalankan langsung di server milik perusahaan sendiri. Model ini merupakan bentuk awal dari applicant tracking system yang dikembangkan sejak akhir 1990-an, ketika fokus utamanya adalah memproses dan menyimpan volume resume yang besar sekaligus menjaga kepatuhan dan konsistensi dalam proses rekrutmen.

Fitur dan Manfaat

Karena data disimpan di server internal, ATS on-premise menawarkan kontrol keamanan data yang lebih besar dan tidak bergantung pada uptime server pihak ketiga. Perusahaan juga memiliki kebebasan kustomisasi yang lebih luas karena source code atau konfigurasi sistem berada di bawah kendali penuh tim internal. 

Sistem ini tidak memerlukan koneksi internet untuk beroperasi, dan pembaruan sistem dapat dikendalikan penuh oleh perusahaan sehingga meminimalkan gangguan operasional akibat update yang tidak terjadwal.

Penerapannya pada Perusahaan

ATS on-premise umumnya dipilih oleh enterprise besar dengan kebutuhan kepatuhan data yang ketat, misalnya perusahaan di sektor keuangan atau pemerintahan yang diwajibkan menyimpan data secara lokal. 

Model ini membutuhkan investasi awal yang tinggi serta tim IT internal yang mumpuni untuk mengelola, memperbarui, dan memelihara sistem, sehingga kurang sesuai untuk perusahaan kecil atau menengah dengan sumber daya IT terbatas.

3. ATS Terintegrasi dalam HRIS

ATS terintegrasi adalah applicant tracking system yang menjadi bagian dari ekosistem Human Resource Information System (HRIS) atau Human Capital Management (HCM) yang lebih luas. Alih-alih menjadi aplikasi terpisah, modul rekrutmen ini terhubung langsung dengan modul payroll, ESS (Employee Self Service), PMS (Performance Management System), dan onboarding dalam satu platform yang sama.

Fitur dan Manfaat

Integrasi native antara ATS dan HRIS menghilangkan kebutuhan input data ganda ketika kandidat berhasil direkrut dan berubah status menjadi karyawan. Data kandidat yang sudah tersimpan di ATS otomatis mengalir ke modul onboarding, payroll, dan employee record tanpa perlu proses migrasi manual. Model ini juga memberikan visibilitas data yang lebih menyeluruh bagi tim HR, mulai dari proses rekrutmen hingga manajemen kinerja karyawan, dalam satu dashboard yang sama.

Penerapannya pada Perusahaan

ATS yang terintegrasi dengan HRIS paling sesuai untuk perusahaan yang ingin menyederhanakan seluruh siklus kerja karyawan, mulai dari rekrutmen, onboarding, payroll, hingga evaluasi kinerja, dalam satu ekosistem tanpa perlu menghubungkan banyak sistem terpisah. 

Software ATS dari Jobseeker Software merupakan contoh sistem yang dirancang dengan pendekatan ini, karena dapat dikustomisasi dan diintegrasikan langsung dengan modul HRIS, payroll, dan performance management sesuai kebutuhan rekrutmen perusahaan Anda. 

Perusahaan yang memiliki proses rekrutmen yang kompleks, seperti memerlukan integrasi dengan sistem HRM, penambahan step khusus pada proses rekrutmen, dan lain sebagainya, disarankan untuk memilih ATS jenis ini agar seluruh data karyawan tetap konsisten dari tahap lamaran hingga menjadi karyawan tetap.

Sedangkan, perusahaan yang memiliki proses rekrutmen yang sederhana, seperti job posting, seleksi CV, shortlist, interview, dan offering saja, tanpa memerlukan fitur khusus atau integrasi sistem lainnya, dapat memilih ATS dasar dengan cakupan fitur yang lebih ringkas. 

Anda dapat membaca lebih lengkap mengenai pilihan rekomendasi software ATS di Indonesia untuk membandingkan opsi yang tersedia di pasar.

4. Dapat Diintegrasi Dengan Sistem Lain

Coba cek apakah ATS yang ingin Anda pilih dapat diintegrasikan dengan sistem HR lainnya seperti HRIS, payroll, atau software onboarding. Integrasi yang mulus dapat memudahkan proses pemindahan data serta menyederhanakan kegiatan HR secara menyeluruh.

Saat mengevaluasi kemampuan integrasi, tanyakan langsung kepada vendor apakah integrasi tersebut bersifat native atau memerlukan pihak ketiga tambahan. Integrasi native umumnya lebih stabil dan tidak menimbulkan biaya tambahan di kemudian hari. 

Periksa juga apakah data yang mengalir antar sistem, seperti data kandidat yang berubah status menjadi karyawan, dapat berpindah secara otomatis tanpa proses input ulang, karena hal ini akan sangat memengaruhi efisiensi tim HR dalam jangka panjang. Selain itu, pastikan ATS dapat terhubung dengan job board dan media sosial yang biasa digunakan tim rekrutmen Anda untuk menyebarkan lowongan pekerjaan.

5. Dapat Diakses Via Mobile

Di jaman sekarang, kebanyakan masyarakat lebih sering mengakses internet maupun berkegiatan secara mobile menggunakan smartphone. Karena smartphone dapat digunakan dimanapun dan kapanpun, baik fitur maupun performanya juga sudah menyamai laptop atau komputer.

Kebutuhan akses mobile ini bukan hanya berlaku untuk tim rekrutmen, tetapi juga untuk kandidat itu sendiri. Mayoritas pencari kerja saat ini melakukan pencarian dan pengiriman lamaran langsung dari perangkat seluler mereka, sehingga proses aplikasi yang panjang dan tidak ramah mobile berisiko membuat kandidat berkualitas mengurungkan niat untuk menyelesaikan lamaran. 

Jadi, alangkah baiknya bila Anda memilih ATS yang memiliki aplikasi seluler atau interface web responsif yang memungkinkan perekrut untuk mengelola kandidat dan lowongan pekerjaan di mana saja, sekaligus memastikan proses lamaran dari sisi kandidat tetap ringkas dan nyaman diakses lewat ponsel.

6. Skalabilitas Dan Growth Potentials

Pertimbangkan rencana pertumbuhan perusahaan Anda dan pastikan bahwa ATS dapat menyesuaikan dengan kebutuhan Anda. Evaluasi apakah sistem dapat menangani peningkatan volume dan mendukung kebutuhan perekrutan organisasi yang sedang berkembang, misalnya penambahan cabang baru, ekspansi ke kota lain, atau lonjakan kebutuhan rekrutmen musiman.

Sebagai gambaran, proyeksikan kebutuhan rekrutmen perusahaan Anda untuk dua hingga tiga tahun ke depan, bukan hanya kondisi saat ini. ATS yang dipilih hari ini idealnya masih relevan digunakan ketika jumlah karyawan atau volume lowongan bertambah signifikan, sehingga perusahaan tidak perlu berpindah sistem dalam waktu dekat dan kehilangan data historis kandidat yang sudah terkumpul.

Limitasi Sistem HR

Beberapa Applicant Tracking System memiliki limitasi jumlah data kandidat pelamar yang dapat diolah dan jumlah postingan lowongan kerja yang dapat dipasang. Umumnya, perusahaan yang memiliki banyak lowongan akan membutuhkan kapasitas ATS yang lebih besar atau unlimited dibandingkan perusahaan yang jarang membuka rekrutmen. 

Periksa dengan detail apakah batasan tersebut dihitung berdasarkan jumlah karyawan aktif, jumlah user yang mengakses sistem, atau jumlah lowongan yang dipasang, karena setiap vendor memiliki model perhitungan yang berbeda dan akan berdampak langsung pada biaya yang harus Anda keluarkan seiring pertumbuhan bisnis.

7. Support & Customer Services

Carilah penyedia ATS yang menawarkan customer support yang dapat diandalkan dan memiliki reputasi cepat tanggap dalam merespon kebutuhan Anda.

Pastikan Anda menanyakan secara spesifik apakah vendor menyediakan sesi training untuk tim HR selama masa implementasi, dokumentasi atau FAQ yang mudah diakses saat tim Anda menemui kendala teknis, serta kanal komunikasi langsung seperti WhatsApp, email, atau live chat untuk kebutuhan mendesak. 

Vendor yang baik juga akan mendampingi perusahaan Anda pada masa transisi awal, bukan hanya menyerahkan akses sistem lalu membiarkan tim HR belajar sendiri. Kualitas dukungan pelanggan ini akan sangat menentukan seberapa cepat tim Anda dapat memaksimalkan seluruh fitur ATS yang sudah dibeli.

Dengan mengevaluasi kebutuhan, pengalaman pengguna, skalabilitas, kemampuan integrasi, dan mengumpulkan feedback, Anda dapat memilih ATS yang memberdayakan upaya rekrutmen, meningkatkan efisiensi, dan membantu Anda menemukan talenta terbaik untuk perusahaan.

Pilih Software ATS yang Sesuai untuk Bisnis Anda!

Memilih applicant tracking system bukan keputusan yang bisa diambil hanya dari daftar fitur di brosur vendor. Kebutuhan perusahaan Anda, ukuran tim, anggaran, hingga rencana pertumbuhan dalam beberapa tahun ke depan semuanya perlu dipertimbangkan sebelum menandatangani kontrak berlangganan.

Bagi perusahaan atau enterprise yang sedang menjalankan open hiring dalam skala besar, kebutuhan ATS jauh melampaui sekadar pencatatan lamaran. Anda membutuhkan sistem yang mampu menangani volume kandidat tinggi, mendukung kolaborasi banyak hiring manager sekaligus, dan tetap terintegrasi dengan data HR lainnya. 

Software ATS untuk perusahaan dari Jobseeker Software dirancang khusus untuk menjawab kebutuhan ini, dengan sistem yang dapat dikustomisasi sesuai alur rekrutmen internal dan terintegrasi langsung dengan modul HRIS, payroll, hingga performance management dalam satu ekosistem.

Jika perusahaan Anda sedang mempersiapkan gelombang open hiring dan membutuhkan applicant tracking system yang siap menangani volume kandidat besar tanpa mengorbankan kualitas proses seleksi, Software ATS Jobseeker Software siap membantu tim HR Anda bekerja lebih efisien dari tahap posting lowongan hingga onboarding karyawan baru. Konsultasikan kebutuhan rekrutmen perusahaan Anda dengan menghubungi tim Jobseeker Software via WhatsApp hari ini.