SOP dan Tanggung Jawab Sales dalam Perusahaan

Dalam dunia bisnis, tim sales adalah ujung tombak pendapatan. Mereka bukan hanya menjual produk, tetapi juga membangun hubungan jangka panjang dengan pelanggan dan menjaga reputasi perusahaan. Namun, banyak perusahaan masih merekrut atau mengelola tim sales tanpa panduan kerja yang jelas, sehingga kinerja tidak maksimal dan target sering meleset.

Di sinilah pentingnya memiliki SOP (Standard Operating Procedure) dan pembagian tanggung jawab sales yang terstruktur. SOP menjadi panduan langkah demi langkah agar setiap anggota tim bekerja dengan cara yang konsisten, efisien, dan sesuai standar perusahaan. Sementara itu, pembagian tanggung jawab memastikan setiap individu memahami perannya, sehingga tidak terjadi tumpang tindih tugas.

Dalam artikel ini, kita akan membahas apa saja isi SOP tim sales yang efektif, bagaimana membangun sistem kerja yang terukur, serta tanggung jawab utama sales dalam berbagai tahapan penjualan. Kami juga akan membahas bagaimana HR dan manajer penjualan dapat menggunakan Jobseeker Software untuk merekrut tim sales, menilai, dan mengelola tim sales dengan lebih efisien melalui sistem berbasis data.

1. Pentingnya SOP dalam Tim Sales

SOP adalah fondasi dari operasional tim sales yang sukses. Tanpa SOP, setiap anggota akan memiliki cara kerja sendiri, hasilnya, strategi penjualan tidak konsisten dan sulit diukur.

SOP membantu perusahaan memastikan setiap proses dilakukan dengan standar yang sama: mulai dari cara mencari prospek, melakukan presentasi, menangani keberatan, hingga menutup penjualan. Ini menciptakan efisiensi dan keandalan dalam setiap tahap.

Beberapa manfaat utama SOP sales antara lain:

• Konsistensi: Semua tim menjalankan prosedur yang sama, sehingga pengalaman pelanggan tetap seragam.

• Efisiensi waktu: Proses kerja yang jelas mengurangi kebingungan dan kesalahan berulang.

• Evaluasi kinerja lebih objektif: Karena semua tindakan mengikuti standar yang terdokumentasi.

• Pelatihan karyawan baru lebih mudah: Sales baru bisa langsung belajar dari SOP yang sudah ada tanpa harus belajar dari kesalahan.

Contohnya, perusahaan SaaS memiliki SOP tentang cara menghubungi prospek: “Hubungi calon pelanggan dalam 24 jam sejak mereka mengisi formulir demo, gunakan template email A, dan lakukan follow-up maksimal 3 kali.”

Dengan adanya SOP seperti ini, seluruh tim bekerja dengan ritme yang sama dan hasil penjualan bisa diukur dengan lebih akurat.

2. Struktur Umum SOP Sales

SOP sales yang baik tidak perlu rumit, tapi harus mencakup seluruh tahapan penjualan dari awal hingga akhir. Berikut struktur umum SOP tim sales profesional:

1. Prospecting (Mencari Calon Pelanggan):

   Sales harus memahami profil ideal pelanggan (ICP – Ideal Customer Profile) dan cara mencari prospek menggunakan media sosial, data CRM, atau networking.

2. Qualification (Menilai Kelayakan):

   Setiap prospek dinilai berdasarkan kebutuhan, anggaran, dan peluang closing. Proses ini biasanya menggunakan framework seperti BANT (Budget, Authority, Need, Timeline).

3. Presentation & Demo:

   Sales harus memiliki panduan tentang cara menjelaskan manfaat produk, menjawab pertanyaan, dan melakukan presentasi yang meyakinkan.

4. Handling Objection (Menangani Keberatan):

   Bagian ini menjelaskan cara menghadapi keberatan pelanggan dengan teknik komunikasi yang empatik, bukan agresif.

5. Closing dan Follow-Up:

   Setelah pelanggan siap membeli, sales wajib mencatat transaksi, membuat laporan di sistem CRM, dan melakukan tindak lanjut pasca-penjualan.

Setiap tahap harus memiliki format laporan, standar waktu respon, serta skrip komunikasi. Dengan demikian, manajer bisa mengevaluasi performa tiap tahap dan memperbaikinya secara terukur.

3. Tanggung Jawab Utama Sales

Seorang sales memiliki tanggung jawab besar dalam menghubungkan perusahaan dan pelanggan. Tugas mereka tidak berhenti setelah transaksi selesai — justru di situlah hubungan jangka panjang dimulai.

Berikut tanggung jawab utama seorang sales:

1. Mencapai target penjualan. Setiap sales harus memiliki target kuantitatif (jumlah pelanggan, omzet, konversi) yang diukur bulanan atau kuartalan.

2. Menjaga hubungan pelanggan. Setelah penjualan selesai, sales wajib melakukan follow-up untuk memastikan kepuasan pelanggan dan membuka peluang upselling.

3. Melakukan analisis pasar. Sales perlu memahami tren pasar, kompetitor, dan kebutuhan pelanggan untuk memberikan masukan strategis kepada manajemen.

4. Mendokumentasikan aktivitas. Setiap panggilan, kunjungan, atau transaksi harus dicatat dalam sistem agar bisa dilacak dan dievaluasi.

5. Bekerja sama dengan tim lain. Sales harus berkoordinasi dengan tim marketing, finance, dan customer service untuk memastikan proses dari promosi hingga pembayaran berjalan lancar.

Dengan sistem CRM, HR atau Sales Manager bisa memantau performa tiap anggota berdasarkan data nyata, seperti jumlah prospek baru, rasio closing, dan waktu rata-rata follow-up. Data ini penting untuk menilai siapa yang konsisten mencapai target dan siapa yang perlu pelatihan tambahan.

4. SOP Harian untuk Sales

SOP harian membantu sales menjaga produktivitas dan ritme kerja yang stabil. Berikut contoh alur kerja yang bisa diterapkan:

Pagi (08.00–10.00):

• Membuka dashboard CRM atau Jobseeker Software untuk melihat daftar prospek dan jadwal follow-up.

• Membalas email masuk dari pelanggan potensial.

• Mengupdate status prospek yang baru masuk dari marketing.

Siang (10.00–15.00):

• Melakukan panggilan ke calon pelanggan.

• Menjalankan presentasi atau demo produk.

• Menginput hasil percakapan dan catatan ke sistem CRM.

Sore (15.00–17.00):

• Mengirimkan penawaran resmi atau proposal.

• Melakukan tindak lanjut pada prospek yang sudah dihubungi sebelumnya.

• Menyusun laporan harian untuk supervisor.

SOP harian juga sebaiknya mencakup etika kerja, seperti berpakaian rapi saat meeting online, menjaga komunikasi profesional, dan mengikuti jadwal follow-up maksimal 3 kali.

5. Evaluasi Kinerja dan Pelatihan Sales

Evaluasi adalah bagian penting dari SOP. Tanpa sistem penilaian yang jelas, manajemen tidak bisa memastikan apakah strategi penjualan berjalan efektif.

Beberapa indikator kinerja utama (KPI) yang umum digunakan dalam tim sales adalah:

• Jumlah prospek baru per minggu.

• Rasio konversi prospek menjadi pelanggan.

• Nilai rata-rata transaksi (Average Order Value).

• Retensi pelanggan dan repeat order.

Evaluasi ini harus dilakukan secara berkala (mingguan atau bulanan) agar manajer dapat memberikan umpan balik langsung.

Selain evaluasi, pelatihan berkelanjutan wajib dilakukan. Dunia penjualan selalu berubah — dari cara komunikasi hingga tren digital marketing. Pelatihan dapat berupa:

• Workshop negosiasi dan komunikasi.

• Simulasi menghadapi pelanggan sulit.

• Pelatihan penggunaan software CRM.

Dengan fitur HRIS Jobseeker Software dan pelatihan online di Jobseeker University, HR dapat mencatat progres pelatihan, memberikan sertifikat internal, dan menilai peningkatan kompetensi sales dari waktu ke waktu.

Kesimpulan

Membangun tim sales yang unggul tidak cukup hanya dengan target tinggi. Diperlukan SOP yang jelas, pembagian tanggung jawab yang terukur, serta dukungan sistem berbasis teknologi.

Dengan SOP yang terstruktur, tim sales dapat bekerja lebih konsisten dan efisien. Setiap langkah mulai dari mencari prospek, presentasi, hingga follow-up, harus terdokumentasi dan mudah dievaluasi.

Sales yang disiplin mengikuti SOP bukan hanya menjual produk, tetapi juga membangun kepercayaan jangka panjang dengan pelanggan, fondasi sejati dari pertumbuhan bisnis berkelanjutan.