Cut Off dalam Penggajian: Pengertian, Fungsi, Contoh, dan Cara Menentukannya

Dalam proses HR & payroll, cut off dalam penggajian adalah hal yang sangat penting untuk memastikan gaji karyawan dibayarkan secara akurat, transparan, dan tepat waktu. Namun, banyak perusahaan terutama UMKM dan bisnis yang bergerak dengan sistem shift—belum menerapkan cut off secara benar sehingga sering terjadi kesalahan payroll, lembur tidak terbayar, dan komplain dari karyawan.

Artikel ini akan menjelaskan secara lengkap apa itu cut off dalam penggajian, mengapa penting, contoh penetapan cut off yang umum digunakan di Indonesia, komponen yang masuk dalam perhitungan gaji, serta tips menentukan jadwal cut off yang paling efektif.

Apa Itu Cut Off dalam Penggajian?

Cut off dalam penggajian adalah batas waktu pengumpulan, validasi, dan pengolahan data payroll pada periode tertentu. Semua data absensi, lembur, izin, komisi, dan variabel lain yang masuk setelah cut off akan diproses di periode gajian berikutnya.

Contoh paling umum:

Periode cut off: 21–20

Periode kerja 21 Januari–20 Februari → dibayarkan akhir Februari

Kenapa tidak dihitung sesuai kalender satu bulan penuh?

Karena HR perlu waktu untuk:

• Memastikan data absensi final

• Menghitung lembur, komisi, dan denda keterlambatan

• Menghitung potongan pajak PPh 21

• Menghitung potongan & iuran BPJS Ketenagakerjaan & BPJS Kesehatan

• Mendapatkan approval pimpinan

• Proses transfer massal payroll dari bank/perusahaan

Jika tidak ada cut off, payroll bisa kacau setiap bulan. Penggajian bisa telat karena data terakhir—misalnya lembur atau izin—baru muncul pada hari pembayaran.

Kesimpulan inti: cut off dalam penggajian menjaga stabilitas operasional dan menghindari kesalahan pembayaran gaji.

Baca Juga: Potongan Gaji Karyawan untuk BPJS

Mengapa Cut Off dalam Penggajian Penting?

Sistem cut off bukan hanya prosedur administratif. Ia adalah fondasi akurasi payroll yang memberi kejelasan mengenai periode kerja yang dihitung.

Berikut manfaat utamanya:

1) Payroll lebih tepat waktu

Dengan batas pengumpulan data yang jelas, HR memiliki jeda waktu untuk menghitung gaji tanpa harus revisi berulang.

2) Mengurangi kesalahan pembayaran

Data yang sudah di-cut off dianggap final dan valid, sehingga risiko kesalahan perhitungan lebih kecil.

3) Transparansi bagi karyawan

Karyawan dengan mudah memahami:

“Tanggal berapa saja kerja saya yang dibayarkan?”

Ini sangat penting untuk mengurangi komplain dan miskomunikasi.

4) Kepatuhan regulasi

Cut off mendukung perhitungan pajak dan BPJS yang benar agar tidak melanggar aturan pemerintah.

5) Efisiensi kerja HR & Finance

Proses payroll menjadi terjadwal dan tidak lagi “kejar tayang”.

Dengan cut off dalam penggajian, perusahaan membangun kepastian dan kepercayaan dalam urusan gaji.

Contoh Sistem Cut Off dalam Penggajian di Indonesia

Ada beberapa model yang umum digunakan perusahaan:

1. Cut Off 21–20

Model paling populer, khususnya untuk perusahaan shift-based:

Periode kerja: 21 bulan ini – 20 bulan depan

Pembayaran: akhir bulan (27–30)

Contoh:

21 Feb – 20 Mar → dibayar 29 Mar

Kelebihan: waktu proses payroll 8–10 hari

Cocok untuk: retail, pabrik, F&B, hotel, logistik

2. Cut Off 1–31

Dihitung tepat 1 bulan kalender.

Contoh:

1 Mar – 31 Mar → dibayar 1–5 Apr

Cocok untuk: perusahaan non-shift

Tantangan: waktu pemrosesan sempit jika ada lembur akhir bulan

3. Weekly Payroll (Mingguan)

Terutama untuk tenaga harian atau industri hospitality.

Contoh:

Senin–Minggu → dibayar Kamis berikutnya

Kelebihan: pendapatan lebih cepat diterima karyawan

Tantangan: frekuensi perhitungan payroll tinggi

4. Biweekly / Dua Mingguan

Dipakai pada perusahaan dengan struktur komisi tinggi:

Contoh:

Dibayar setiap 10 & 25

Tidak ada sistem yang lebih “benar”, yang penting konsisten, mudah dipahami, dan sesuai alur keuangan perusahaan.

Data Apa Saja yang Masuk pada Cut Off Payroll?

Komponen yang harus final sebelum cut off:

Komponen Absensi

• Kehadiran & keterlambatan

• Sakit & izin resmi

• Cuti tahunan / melahirkan / lainnya

• Ketidakhadiran tanpa keterangan

Baca Juga: Rekomendasi Software Absensi Indonesia

Komponen Variabel Gaji

• Lembur (UMR atau C&B perusahaan)

• Komisi & insentif sales

• Uang makan & transport

• Tunjangan shift

• Bonus performa periodik

Komponen Administratif

• Promosi, mutasi, perubahan jabatan

• Perubahan status BPJS

• Karyawan resign dalam periode tersebut

Data yang masuk setelah cut off, dimigrasikan ke periode payroll berikutnya.

Jika tidak ada kontrol cut off?

• Payroll harus dihitung ulang
• Transfer gaji bisa tertunda
• Karyawan akan komplain lembur tidak masuk

Oleh karena itu, disiplin cut off = payroll sehat.

Cara Menentukan Jadwal Cut Off dalam Penggajian yang Tepat

Tips agar kebijakan cut off maksimal hasilnya:

Sesuaikan dengan proses internal HR & finance

Jika proses rumit: cut off lebih awal (21–20)

Jika sistem sudah otomatis: cut off kalender (1–31) bisa dipakai

Pertimbangkan jumlah komponen variabel

Semakin banyak lembur & shift → cut off harus beri waktu antre validasi

Pastikan sesuai cash flow & tanggal transfer bank

Jika payroll selalu dibayar akhir bulan → beri jeda minimal 5–7 hari

Dokumentasikan dalam SOP & kontrak kerja

Agar legal & mengikat

Sosialisasikan dengan media yang mudah diakses

• Email HR

• Buku pegawai

• Poster informasi internal

• Onboarding HR

Jika cut off ditetapkan tanpa komunikasi jelas, masalah pasti muncul:

“Kok lembur saya tidak masuk?”

Dengan sistem yang disusun sejak awal, semua pihak paham timeline.

Kesalahan Umum dalam Cut Off Penggajian

Berikut masalah yang paling sering terjadi:

Kesimpulan

Cut off dalam penggajian adalah batas pemrosesan data payroll yang memiliki fungsi kritikal dalam pembayaran gaji.

Penerapan cut off yang tepat membantu perusahaan:

• Menghindari kesalahan penggajian

• Menjaga kepatuhan terhadap regulasi (BPJS & Pajak)

• Membangun kepercayaan karyawan

• Menjaga payroll tetap rapi dan efisien

Kuncinya adalah konsistensi, komunikasi, dan dukungan sistem digital dalam menjalankannya.