Cara Screening CV yang Efektif untuk HR

Dalam proses rekrutmen, setiap perusahaan pasti ingin mendapatkan kandidat terbaik. Namun, dari ratusan CV yang masuk, tidak semuanya relevan dengan kebutuhan perusahaan. Di sinilah peran screening CV menjadi sangat krusial. Screening CV adalah tahap pertama yang menentukan apakah kandidat layak melangkah ke tahap wawancara atau justru harus berhenti di pintu masuk.

Bagi HR pemula, tahap ini bisa terasa melelahkan sekaligus membingungkan. Apalagi jika jumlah lamaran yang masuk sangat banyak dan beragam. Tanpa strategi yang jelas, proses screening bisa memakan waktu berhari-hari, bahkan berisiko membuat kandidat potensial terlewat. Sebaliknya, dengan screening yang sistematis, HR dapat menyaring kandidat dengan cepat, objektif, dan sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan.

Artikel ini akan membahas screening CV secara menyeluruh, mulai dari definisinya, tahapan proses, hal-hal yang harus diperhatikan, tips agar lebih efektif, hingga contoh praktis penerapan screening. Harapannya, artikel ini bisa menjadi panduan yang mudah dipahami dan langsung bisa diterapkan oleh HR, khususnya yang masih baru dalam dunia rekrutmen.

Apa Itu Screening CV?

Screening CV adalah proses meninjau dan menganalisis curriculum vitae (CV) atau resume kandidat untuk menentukan apakah mereka memenuhi syarat dasar yang dibutuhkan perusahaan. Tahap ini biasanya dilakukan sebelum kandidat dipanggil wawancara, sehingga bisa dianggap sebagai filter pertama dalam rekrutmen.

Tujuan utama screening CV adalah menghemat waktu dan sumber daya perusahaan. Dengan menyaring kandidat sejak awal, HR dapat memastikan hanya pelamar yang paling relevan yang akan melanjutkan ke tahap berikutnya. Screening bukan sekadar melihat nama universitas atau perusahaan sebelumnya, tetapi juga menilai apakah pengalaman, keterampilan, dan pencapaian kandidat sesuai dengan kebutuhan posisi.

Dalam praktiknya, ada dua cara melakukan screening: manual dan dengan bantuan teknologi. Screening manual berarti HR membaca satu per satu CV dan menilai secara langsung. Cara ini cocok untuk perusahaan kecil dengan jumlah pelamar terbatas. Sedangkan screening dengan teknologi, biasanya melalui Applicant Tracking System (ATS), memungkinkan HR menyaring ratusan CV lebih cepat berdasarkan kata kunci, pengalaman, atau kualifikasi tertentu. ATS membantu mengurangi pekerjaan administratif, meskipun HR tetap perlu analisis akhir agar keputusan tetap adil dan akurat.

Baca Juga: Rekomendasi Software ATS di Indonesia

Dengan pemahaman dasar ini, HR bisa melihat bahwa screening CV bukan hanya soal memilah dokumen, melainkan langkah strategis untuk menjaga kualitas rekrutmen sejak awal.

Tahapan Proses Screening CV

Screening CV bukanlah sekadar membaca dokumen lalu memilih mana yang terlihat bagus. Proses ini membutuhkan tahapan yang jelas agar HR dapat menyeleksi kandidat secara sistematis dan objektif. Tanpa tahapan yang rapi, risiko salah pilih akan semakin tinggi, dan perusahaan bisa kehilangan kandidat terbaik atau justru membuang waktu untuk mewawancarai kandidat yang tidak relevan. Berikut penjelasan mendalam tentang tahapan screening CV.

1. Pemeriksaan Dasar (Initial Screening)

Tahap pertama ini bertujuan untuk menyaring lamaran berdasarkan syarat minimal yang sudah ditentukan di job description. Biasanya, HR membuat daftar kriteria wajib sebelum membuka lowongan, sehingga screening awal bisa dilakukan lebih cepat.

Beberapa hal yang diperiksa pada tahap ini antara lain:

• Pendidikan → apakah kandidat memenuhi syarat minimal, misalnya S1 untuk posisi tertentu.

• Pengalaman kerja → jumlah tahun pengalaman sesuai dengan yang dibutuhkan.

• Keterampilan teknis dasar → misalnya kemampuan bahasa Inggris, menguasai software tertentu, atau memiliki SIM untuk posisi yang membutuhkan mobilitas.

• Lokasi domisili → apakah kandidat berada di kota yang sama atau bersedia ditempatkan sesuai kebutuhan perusahaan.

• Kelengkapan dokumen → apakah kandidat melampirkan CV terbaru, surat lamaran, atau portofolio bila dibutuhkan.

Contoh: Jika perusahaan membuka lowongan untuk posisi Customer Service dengan syarat pendidikan minimal SMA/SMK, pengalaman 1 tahun, dan kemampuan komunikasi baik, maka kandidat yang tidak memenuhi syarat ini bisa langsung dieliminasi. Proses ini biasanya memangkas jumlah CV hingga 30–40%.

2. Analisis Detail (In-depth Review)

Setelah kandidat lolos pemeriksaan dasar, HR masuk ke tahap analisis detail. Di sini, fokusnya bukan lagi pada kriteria minimal, melainkan relevansi pengalaman kerja dan kualitas kontribusi kandidat.

Hal-hal yang dianalisis meliputi:

• Riwayat pekerjaan → apakah pengalaman kerja sesuai dengan bidang yang dibutuhkan.

• Pencapaian konkret → misalnya peningkatan penjualan, keberhasilan mengelola kampanye digital, atau penghargaan tertentu.

• Kesesuaian jabatan → meskipun jabatan kandidat terdengar mirip, tanggung jawab yang dijalankan harus diperiksa dengan teliti.

• Keterampilan yang ditulis → apakah kandidat hanya menulis kata-kata umum seperti “teamwork” dan “communication,” atau benar-benar menuliskan keterampilan teknis yang relevan.

Contoh: Untuk posisi Digital Marketing Specialist, HR tidak cukup hanya melihat apakah kandidat pernah bekerja di bidang marketing. HR harus mengecek apakah ia pernah mengelola kampanye iklan digital, menggunakan tools seperti Google Ads atau Meta Ads, serta apakah ia punya pengalaman melakukan analisis data kampanye.

3. Penilaian Tambahan (Additional Assessment)

Tahap ini sering kali menentukan apakah seorang kandidat hanya “cukup baik” atau benar-benar layak diprioritaskan. Di luar kualifikasi inti, ada faktor tambahan yang bisa memberi gambaran lebih luas tentang kandidat.

Beberapa hal yang diperhatikan:

• Stabilitas karier → apakah kandidat sering berpindah kerja dalam waktu singkat. Kandidat yang berpindah terlalu sering bisa menimbulkan risiko turnover tinggi.

• Jeda karier → apakah ada gap yang panjang dalam riwayat pekerjaan. HR perlu menilai apakah gap tersebut bisa dijelaskan dengan alasan logis, misalnya melanjutkan studi atau merawat keluarga.

• Sertifikasi tambahan → apakah kandidat memiliki sertifikasi profesional, misalnya Google Ads Certification untuk digital marketing, atau sertifikasi HR untuk posisi HR officer.

• Keterampilan tambahan → kemampuan bahasa asing, software tertentu, atau pengalaman lintas industri yang bisa jadi nilai plus.

Contoh: Seorang kandidat untuk posisi Project Manager mungkin hanya memiliki pengalaman 3 tahun, lebih sedikit dari yang diminta (5 tahun). Namun, ia memiliki sertifikasi PMP dan pengalaman memimpin proyek besar di startup. Nilai tambah ini bisa membuatnya masuk ke shortlist.

4. Shortlisting Kandidat (Final Selection for Interview)

Tahap terakhir adalah membuat daftar pendek (shortlist) kandidat yang akan dipanggil ke tahap wawancara. Shortlisting bukan hanya memilih kandidat terbaik, tetapi juga menjaga keseimbangan antara jumlah pelamar yang lolos dan kapasitas tim rekrutmen untuk melakukan wawancara.

Dalam praktiknya, HR biasanya hanya memilih 10–20% dari total pelamar untuk masuk shortlist. Jumlah ini cukup untuk memberi pilihan kepada manajer, tetapi tidak terlalu banyak sehingga wawancara menjadi tidak efisien.

Beberapa hal yang dipertimbangkan dalam shortlisting:

• Kesesuaian total profil → apakah kandidat memenuhi sebagian besar persyaratan yang ditetapkan.

• Nilai tambah kandidat → apakah ada skill tambahan yang bisa mendukung posisi tersebut.

• Potensi berkembang → kandidat dengan potensi belajar cepat bisa diprioritaskan meski belum memenuhi semua syarat.

Contoh: Dari 200 lamaran yang masuk untuk posisi Software Engineer, 150 gugur di pemeriksaan dasar. Dari 50 yang tersisa, 30 gugur di analisis detail. Dari 20 kandidat yang tersisa, HR membuat shortlist 10 orang untuk wawancara. Dengan proses ini, manajer hanya mewawancarai kandidat yang benar-benar sesuai kebutuhan.

Tips Supaya Screening CV Lebih Efektif

Agar proses screening CV tidak memakan terlalu banyak waktu dan tetap menghasilkan kandidat berkualitas, HR bisa menerapkan beberapa tips berikut:

Buat kriteria standar sejak awal

Susun daftar persyaratan wajib (must-have) dan tambahan (nice-to-have) sebelum membuka lowongan. Checklist ini membuat HR lebih cepat menilai relevansi kandidat sekaligus mengurangi bias, karena semua CV dinilai dengan tolok ukur yang sama.

Manfaatkan teknologi ATS (Applicant Tracking System)

ATS dapat memfilter CV berdasarkan kata kunci, pengalaman, atau keterampilan tertentu. Contoh: jika posisi membutuhkan “Google Ads,” sistem akan otomatis mengangkat CV yang memuat kata kunci tersebut ke urutan atas. Ini sangat membantu ketika jumlah lamaran mencapai ratusan.

Lakukan quick scan dan deep review

Bagi proses screening menjadi dua tahap. Quick scan dipakai untuk menyaring syarat dasar (pendidikan, pengalaman minimal, lokasi), sedangkan deep review dilakukan hanya pada CV yang lolos. Dengan cara ini, HR lebih hemat waktu dan energi.

Libatkan user atau hiring manager

HR mungkin paham proses rekrutmen, tetapi user lebih tahu kebutuhan pekerjaan sehari-hari. Diskusi dengan user membantu memastikan kandidat yang disaring sesuai dengan standar tim yang akan ditempati.

Gunakan sistem scoring sederhana

Berikan bobot nilai pada aspek penting, misalnya: pendidikan (20%), pengalaman relevan (40%), skill tambahan (20%), stabilitas karier (20%). Dengan sistem skor, HR bisa membandingkan kandidat secara objektif tanpa terlalu subjektif.

Dengan menerapkan tips-tips di atas, screening CV tidak hanya lebih cepat, tetapi juga lebih akurat dan strategis dalam menghasilkan kandidat berkualitas.

Contoh Praktis Screening CV

Untuk memahami bagaimana screening CV dilakukan dalam praktik, mari kita lihat beberapa skenario rekrutmen yang sering ditemui HR.

Contoh 1: Posisi Customer Service

Sebuah perusahaan e-commerce membuka lowongan Customer Service dengan syarat minimal lulusan SMA/SMK, pengalaman kerja 1 tahun, dan kemampuan komunikasi baik. Dari 100 CV yang masuk, 30 kandidat langsung gugur pada tahap awal karena tidak memenuhi pendidikan atau tidak memiliki pengalaman relevan. Dari 70 kandidat tersisa, HR kemudian menilai pengalaman kerja. Hanya 40 kandidat yang memiliki riwayat customer service atau pekerjaan serupa. Setelah analisis detail, HR menemukan 15 kandidat dengan pengalaman lebih dari dua tahun, pernah menggunakan aplikasi CRM, dan memiliki rekam jejak stabil. Dari 100 lamaran, akhirnya hanya 15 kandidat berkualitas yang masuk ke tahap wawancara.

Contoh 2: Posisi Digital Marketing Specialist

Sebuah startup membutuhkan Digital Marketing Specialist. Kriteria utama adalah pengalaman minimal dua tahun dalam mengelola Google Ads dan Meta Ads, ditambah pemahaman dasar SEO. Dari 200 CV, ATS digunakan untuk menyaring keyword “Google Ads,” “Meta Ads,” dan “SEO.” Hasilnya, 120 kandidat gugur karena tidak memenuhi persyaratan dasar. Dari 80 kandidat yang tersisa, HR melakukan analisis mendalam terhadap pencapaian. Misalnya, kandidat yang berhasil meningkatkan traffic 50% atau menurunkan biaya iklan 20% dinilai lebih unggul. Pada akhirnya, shortlist berisi 12 kandidat yang memenuhi semua syarat dan memiliki prestasi yang bisa diukur.

Dari dua contoh ini terlihat bahwa screening CV adalah proses eliminasi bertahap. Dari ratusan CV yang masuk, jumlah kandidat berkurang drastis hingga tersisa belasan yang benar-benar relevan. Inilah mengapa screening sangat penting: ia membantu HR menyaring lamaran dengan efisien, sekaligus memastikan kualitas kandidat yang lolos ke tahap berikutnya lebih terjamin.

Kesimpulan

Screening CV adalah salah satu tahap paling penting dalam proses rekrutmen karena menjadi filter pertama sebelum kandidat melangkah ke tahap wawancara. Dari sekian banyak lamaran yang masuk, HR harus mampu memilih mana yang benar-benar relevan dengan kebutuhan perusahaan. Tanpa screening yang terstruktur, proses rekrutmen akan boros waktu, tidak efisien, dan berisiko meloloskan kandidat yang kurang tepat.

Melalui tahapan yang jelas, mulai dari pemeriksaan dasar, analisis detail, penilaian tambahan, hingga shortlisting kandidat — HR bisa menyaring pelamar dengan lebih objektif. Proses ini memastikan hanya kandidat yang memenuhi syarat dan memiliki potensi berkembang yang masuk ke tahap berikutnya. Namun, untuk mencapai hasil terbaik, HR juga perlu memperhatikan faktor penting lain, seperti menghindari bias, memverifikasi konsistensi data, dan menilai relevansi pengalaman dengan konteks bisnis saat ini.

Tips tambahan, seperti menyiapkan kriteria standar, memanfaatkan teknologi ATS, melakukan quick scan dan deep review, melibatkan user, hingga menggunakan sistem scoring sederhana, bisa membuat screening CV jauh lebih efisien. Dengan cara ini, HR tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga meningkatkan akurasi dalam menyeleksi kandidat.

Contoh praktis perekrutan pada posisi Customer Service dan Digital Marketing Specialist menunjukkan bahwa dari ratusan CV yang masuk, jumlah kandidat bisa mengerucut menjadi belasan yang benar-benar relevan. Proses eliminasi bertahap inilah yang menjadi inti dari screening CV yang efektif.

Pada akhirnya, screening CV bukanlah sekadar pekerjaan administratif, melainkan langkah strategis yang menentukan kualitas rekrutmen secara keseluruhan. HR yang mampu melakukan screening dengan baik akan lebih mudah menemukan talenta terbaik, sekaligus memberikan kontribusi nyata terhadap keberhasilan perusahaan.