Cara Merekrut Tenaga Kerja Asing (TKA) di Indonesia, Panduan Lengkap untuk HR

Mempekerjakan tenaga kerja asing (TKA) bisa menjadi strategi vital untuk menghadirkan keahlian khusus, teknologi internasional, atau skill sulit didapat dari tenaga kerja lokal. Namun, di Indonesia, regulasi penggunaan TKA cukup ketat. Prosesnya tidak sekadar “cari kandidat luar negeri → pekerjakan.” Ada persyaratan hukum, izin, dan prosedur administratif yang harus dipenuhi.

Artikel ini membahas semuanya: dari prasyarat, izin & dokumen, proses rekrutmen, penerapan di perusahaan, hingga tips terbaik agar proses berjalan legal dan optimal.

1. Pemahaman Dasar: Siapa TKA dan Kapan Perusahaan Boleh Mempekerjakannya

TKA (Tenaga Kerja Asing) adalah warga negara non-Indonesia yang bekerja di Indonesia dengan izin resmi. 

Menurut regulasi, TKA hanya diperbolehkan jika posisi membutuhkan keahlian khusus yang sulit atau tidak tersedia di dalam negeri. 

Artinya: sebelum mulai rekrut, perusahaan harus memastikan bahwa kebutuhan tersebut nyata, bukan sekadar pilihan dan tidak melewati penggunaan TKA yang bersifat “berlebihan” jika bisa diisi tenaga lokal.

Penting pula memahami bahwa regulasi terbaru (misalnya Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 2021) telah memperbarui tata cara penggunaan TKA serta penyederhanaan perizinan dibandingkan sistem lama. 

Dengan landasan reguler ini, perekrutan TKA harus dilakukan dengan penuh tanggung-jawab, legal, dan dokumentasi lengkap, sehingga bisnis tetap patuh hukum dan pekerja asing memperoleh perlindungan hukum.

Baca Juga: Rekomendasi Aplikasi Rekrutmen Terbaik di Indonesia

2. Persyaratan dan Dokumen yang Wajib Dipenuhi

Sebelum mengajukan kerja sama dengan TKA, perusahaan wajib menyiapkan persyaratan & dokumen berikut:

• Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing (RPTKA)
  Dokumen perencanaan penggunaan TKA, menyebutkan posisi, lama kerja, alasan penggunaan, rencana alih teknologi/keahlian, dan jumlah TKA. Hanya setelah RPTKA disetujui, perusahaan boleh mempekerjakan TKA. 

• Profil dan kualifikasi TKA
  Ijazah sesuai posisi, pengalaman kerja minimal 5 tahun relevan, serta komitmen untuk transfer pengetahuan ke pekerja lokal. 

• Struktur organisasi dan justifikasi kebutuhan TKA
  Perusahaan harus tunjukkan bahwa kebutuhan TKA sudah merupakan pilihan terakhir setelah mengeksplorasi tenaga lokal. 

• Pendaftaran melalui sistem resmi
  Pengajuan RPTKA dan data TKA dilakukan melalui sistem online (misalnya portal resmi pemerintah). 

• Kontrak kerja sesuai regulasi
  Perusahaan dan TKA menandatangani kontrak kerja (PKWT/PKWTT sesuai kebutuhan), mencakup jabatan, durasi, kompensasi, hak & kewajiban, jam kerja, benefit, dan ketentuan lainnya. 

Jika syarat ini tidak terpenuhi, misalnya RPTKA belum disetujui, maka mempekerjakan TKA bisa berisiko sanksi hukum, denda, bahkan pencabutan izin usaha. 

3. Prosedur Rekrutmen dan Izin Kerja untuk TKA: Langkah Praktis

Berikut tahapan praktis merekrut TKA secara legal:

1. Analisis kebutuhan dan justifikasi posisi

   • Pastikan posisi memerlukan keahlian luar negeri sulit, bukan posisi administratif sederhana.

   • Siapkan business case: kenapa lokal tidak bisa dipenuhi, apa manfaat TKA, dan rencana transfer keahlian ke tenaga lokal.

2. Ajukan RPTKA ke instansi terkait

   • Login ke portal resmi (misalnya sistem TKA Online).

   • Isi data perusahaan (NIB, akta pendirian, izin usaha, struktur organisasi), posisi TKA, jangka waktu, dan justifikasi kebutuhan. 

   • Sertakan dokumen pendukung: kontrak kerja draft, rencana pelatihan/transfer ke penanggung jawab lokal, surat penunjukan tenaga lokal pendamping, bukti asuransi pekerjaan, dan lain-lain. 

   • Tunggu keputusan: apabila dokumen lengkap, RPTKA disahkan dalam waktu relatif singkat (beberapa hari kerja). 

3. Setelah RPTKA disetujui — proses visa & izin tinggal/kerja

   • Calon TKA mengurus VITAS (Limited Stay Visa) di kedutaan/konjen Indonesia. 

   • Setelah tiba di Indonesia, konversi VITAS ke KITAS/ITAS, izin tinggal dan kerja sementara.

4. Kontrak kerja & adaptasi awal

   • TKA menandatangani kontrak formal sesuai ketentuan ketenagakerjaan Indonesia (jam kerja, kompensasi, benefit, asuransi, jaminan kerja). 

   • Perusahaan wajib mendaftarkan TKA ke program jaminan sosial (BPJS / asuransi untuk TKA jika diatur) jika ketentuan berlaku. 

5. Pelaksanaan dan pelaporan

   • Pastikan pekerja lokal pendamping melakukan knowledge/skill transfer. Pemerintah mewajibkan ada penyerapan keahlian dari TKA ke tenaga lokal. 

   • Perusahaan wajib melaporkan penggunaan TKA, alih keahlian, dan pelatihan secara rutin ke otoritas sesuai regulasi. 

Dengan prosedur di atas, perusahaan mematuhi hukum dan meminimalkan risiko legal.

4. Posisi yang Umum Diisi TKA & Pertimbangan Strategis

TKA biasanya digunakan untuk posisi dengan kualifikasi tinggi atau keahlian langka, seperti:

• Manajer senior, direktur, komisaris

• Spesialis teknis: engineering, R&D, quality control

• Ahli teknologi: IT, software, sistem otomatisasi

• Proyek besar yang membutuhkan keahlian internasional

• Transfer teknologi dan knowledge-intensive

Regulasi pun membatasi penggunaan TKA untuk jabatan tertentu saja, terutama untuk posisi strategis dan teknis, bukan untuk posisi administratif umum.

5. Risiko & Hal yang Perlu Diperhatikan

Mempekerjakan TKA memang membawa manfaat, tetapi juga membawa sejumlah tanggung­jawab dan risiko:

• Kepatuhan regulasi: Pelanggaran penggunaan TKA tanpa izin bisa berakibat denda, pembatalan izin, bahkan penutupan usaha. 

• Komitmen transfer keahlian: Tanpa transfer ke tenaga lokal, perusahaan bisa kehilangan potensi jangka panjang. Pemerintah mengawasi hal ini. 

• Biaya lebih tinggi: Selain gaji, perusahaan harus mengurus visa, izin tinggal, asuransi, biaya RPTKA, dan administrasi.

• Kesesuaian budaya & regulasi lokal: Bahasa, budaya kerja, dan regulasi Indonesia bisa berbeda, adaptasi penting agar integrasi TKA berjalan baik.

• Risiko reputasi & konflik internal: Jika TKA digunakan sembarangan, bisa timbul kecemburuan dari tenaga lokal, penting transparansi dan komunikasi.

Karena itu, penggunaan TKA harus selalu didasari strategi: kebutuhan skill, transfer keahlian, dan kesinambungan bisnis.

6. Checklist Praktis untuk HR Sebelum Merekrut TKA

Buat agar tim HR mudah cross-check sebelum proses dimulai:

• Apakah posisi memang membutuhkan skill spesifik sulit

• Izin perusahaan & dokumen legal sudah lengkap (akta, NIB, izin usaha)

• RPTKA sudah diajukan & disetujui

• Kontrak kerja draft sesuai hukum ketenagakerjaan

• Rencana alih keahlian ke tenaga lokal

• Komitmen pembayaran biaya izin, visa, asuransi, BPJS (jika berlaku)

• Sistem payroll & benefit sudah menyesuaikan status TKA

• Sistem onboarding dan integrasi budaya lokal

Checklist ini membantu menghindari kesalahan administratif dan compliance risk.

Kesimpulan

Merekrut Tenaga Kerja Asing (TKA) bukan hanya sekadar mencari talenta global, tetapi juga memastikan bahwa perusahaan mampu mentransfer keahlian strategis yang belum banyak dimiliki oleh tenaga kerja lokal. Prosesnya melibatkan perencanaan matang mulai dari analisis kebutuhan posisi, Justifikasi bisnis, hingga pemenuhan regulasi seperti RPTKA, Visa kerja, dan KITAS.

Kepatuhan hukum menjadi kunci, karena kesalahan administratif dapat berdampak serius bagi perusahaan, mulai dari denda hingga pencabutan izin kerja TKA. Selain itu, perusahaan perlu mempersiapkan program alih teknologi serta pendampingan tenaga lokal agar penggunaan TKA memberikan nilai jangka panjang, bukan hanya solusi instan terhadap skill gap.

Kolaborasi antara HR, manajemen, dan konsultan keimigrasian resmi akan mempercepat proses dan memastikan semua tahapan berjalan efektif. Dengan pendekatan strategis dan mematuhi ketentuan pemerintah, penggunaan TKA dapat menjadi pendorong penting bagi pertumbuhan bisnis, akselerasi inovasi, serta peningkatan daya saing perusahaan di pasar global.