Cara Melakukan Reference Check yang Perlu Diketahui HR

Tahap rekrutmen tidak berhenti setelah kandidat melewati screening CV dan wawancara. Satu langkah penting yang sering diabaikan HR, terutama yang masih baru, adalah reference check atau pemeriksaan referensi kandidat. Reference check membantu perusahaan memastikan bahwa informasi yang disampaikan kandidat dalam CV maupun wawancara benar adanya.

Banyak kasus di mana kandidat terlihat sangat meyakinkan saat wawancara, tetapi ternyata performanya tidak sesuai ekspektasi setelah diterima. Di sinilah reference check berperan sebagai “safety net” bagi perusahaan. Dengan memeriksa latar belakang kandidat melalui atasan atau rekan kerja sebelumnya, HR bisa mendapatkan gambaran lebih objektif mengenai kinerja, etos kerja, serta integritas kandidat.

Baca Juga: Cara Screening CV yang Efektif untuk HR

Apa Itu Reference Check?

Reference check adalah proses memverifikasi informasi kandidat melalui pihak ketiga yang pernah bekerja bersama mereka, biasanya mantan atasan, rekan kerja, atau supervisor. Tujuannya bukan hanya untuk mengecek kebenaran data, tetapi juga untuk menggali informasi yang tidak tertulis di CV, seperti gaya kerja, kemampuan bekerja sama dalam tim, hingga sikap profesional sehari-hari.

Proses ini berbeda dengan background check yang lebih fokus pada aspek hukum atau administrasi, seperti catatan kriminal, riwayat pendidikan, atau status keuangan. Reference check lebih personal dan kontekstual, memberikan insight mengenai kepribadian dan kualitas kerja kandidat.

Mengapa Reference Check Penting?

Reference check membantu perusahaan mengurangi risiko salah rekrut. Kesalahan dalam merekrut bukan hanya berdampak pada biaya, tetapi juga produktivitas tim. Kandidat yang tidak sesuai bisa menyebabkan turnover tinggi, konflik internal, hingga merusak budaya kerja.

Dengan melakukan reference check, HR bisa:

• Memastikan konsistensi data kandidat.

• Mendapatkan perspektif objektif dari orang yang pernah bekerja langsung dengan kandidat.

• Menilai apakah kandidat benar-benar cocok dengan budaya perusahaan.

• Menghindari risiko menerima kandidat dengan rekam jejak negatif, seperti masalah kedisiplinan atau etika kerja.

Tahapan Memeriksa Referensi Kandidat

Melakukan reference check yang efektif membutuhkan alur sistematis. Tanpa tahapan yang jelas, HR bisa kehilangan informasi penting atau bahkan menimbulkan kesan tidak profesional di mata pihak referensi. Berikut tahapan yang sebaiknya dilakukan.

1. Minta izin dari kandidat

Langkah pertama adalah transparansi. HR harus memberitahu kandidat bahwa perusahaan akan menghubungi referensi mereka. Hal ini bukan hanya soal etika, tetapi juga untuk menghindari potensi masalah hukum. Kandidat biasanya akan memberikan daftar nama mantan atasan atau rekan kerja yang bisa dihubungi.

Contoh: Kandidat melamar sebagai Digital Marketing Specialist dan memberikan kontak mantan supervisornya di agensi iklan tempat ia bekerja sebelumnya.

2. Identifikasi referensi yang relevan

Tidak semua orang bisa dijadikan referensi. Yang paling ideal adalah mantan atasan langsung, supervisor, atau manajer yang pernah menilai kinerja kandidat sehari-hari. Rekan kerja setingkat juga bisa dijadikan referensi tambahan, tetapi hindari keluarga atau teman dekat karena biasanya kurang objektif.

3. Siapkan daftar pertanyaan standar

Pertanyaan yang baik harus fokus pada aspek profesional, seperti kinerja, kelebihan, kelemahan, dan sikap kerja kandidat. Dengan pertanyaan standar, HR dapat membandingkan jawaban antar referensi secara lebih objektif.

Contoh: Untuk posisi sales, HR bisa bertanya: “Apakah kandidat konsisten mencapai target penjualan? Bagaimana pendekatannya dalam membangun hubungan dengan klien?”

4. Hubungi referensi dengan cara profesional

Hubungi melalui email atau telepon, sampaikan tujuan dengan jelas, dan hargai waktu mereka. Percakapan 10–15 menit biasanya cukup untuk menggali informasi penting.

5. Dokumentasikan hasil percakapan

Semua jawaban harus dicatat rapi agar bisa dibandingkan dengan data CV dan hasil wawancara.

Contoh: Mantan atasan kandidat mungkin menjelaskan bahwa kandidat sangat baik dalam analisis data iklan, tetapi kadang kurang teliti dalam laporan mingguan. Informasi ini memberi HR gambaran seimbang tentang kelebihan dan kelemahan kandidat.

Dengan mengikuti tahapan ini, reference check akan lebih terarah, etis, dan memberikan insight yang nyata untuk pengambilan keputusan.

Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Reference Check

Agar reference check lebih efektif, ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan HR:

• Etika dan kerahasiaan → jangan membocorkan informasi sensitif kandidat ke pihak luar.

• Pertanyaan harus relevan → hindari pertanyaan pribadi yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan.

• Objektivitas → jangan langsung percaya 100% pada satu referensi. Bisa jadi ada bias pribadi dari mantan atasan atau rekan kerja.

• Kesesuaian dengan hukum → di beberapa negara atau perusahaan, reference check memiliki batasan hukum tertentu. HR harus memastikan proses ini sesuai aturan.

Tips Agar Reference Check Lebih Efektif

• Gunakan template pertanyaan standar agar hasil lebih mudah dibandingkan.

• Lakukan perbandingan antar referensi untuk melihat konsistensi informasi.

• Fokus pada aspek profesional: kinerja, tanggung jawab, etika kerja, dan kemampuan kerja sama tim.

• Jangan terlalu panjang → 10–15 menit percakapan biasanya cukup untuk mendapatkan insight penting.

• Gunakan teknologi → beberapa software ATS dan software HRIS sudah menyediakan modul reference check otomatis untuk memudahkan HR.

Baca Juga: Rekomendasi Software HRIS Terbaru di Indonesia

Contoh Pertanyaan Reference Check

• Bagaimana kinerja kandidat saat bekerja di bawah supervisi Anda?

• Apa kelebihan utama kandidat dalam pekerjaan sehari-hari?

• Apa kelemahan atau area yang masih perlu ditingkatkan?

• Bagaimana sikap kandidat terhadap tim dan atasan?

• Apakah Anda akan merekrut kembali kandidat ini jika ada kesempatan?

Pertanyaan sederhana ini bisa memberikan banyak insight berharga yang tidak akan ditemukan dalam CV atau wawancara.

Kesimpulan

Memeriksa referensi kandidat adalah langkah penting dalam rekrutmen yang sering dianggap sepele. Padahal, reference check dapat menghindarkan perusahaan dari risiko salah rekrut yang mahal. Dengan tahapan yang jelas, pertanyaan yang tepat, dan etika profesional, HR bisa mendapatkan gambaran lebih utuh tentang kandidat.

Bagi HR pemula, reference check bukan sekadar formalitas, melainkan bagian strategis dari rekrutmen yang bisa meningkatkan kualitas keputusan akhir. Jika dilakukan dengan konsisten, reference check akan menjadi senjata andalan HR untuk memastikan hanya kandidat terbaik yang bergabung dengan perusahaan.