HRIS vs ATS, Software HR manakah yang seharusnya dipilih dan dipakai untuk meningkatkan performa para HR? Jawabannya adalah tergantung kebutuhan perusahaan dan tim HR di perusahaan anda.
Perbedaan utama dari ATS dan HRIS terletak pada waktu dan tujuan penggunaannya. Di artikel ini Jobseeker Software akan membantu membedah perbedaan antara Software HRIS vs ATS secara mendetail agar anda dapat menentukan software HR mana yang dibutuhkan perusahaan saat ini.
Pengertian
Meski ATS software dan HRIS software sama-sama digunakan untuk mengoptimalkan & mengotomatiskan kegiatan HRD. Kedua software hr ini sangat berbeda.
Apa itu ATS?
Applicant Tracking System atau ATS adalah software rekrutmen yang bertujuan mengolah dan melacak kandidat mulai dari awal hingga akhir proses rekrutmen.
ATS sering disebut sebagai all-in-one software hr yang membantu meng-otomatisasi proses rekrutmen di suatu perusahaan dan membantu hr dalam mengolah proses rekrutmen menjadi lebih optimal dan efektif.
Apa itu HRIS?
HRIS atau Human Resources Information System adalah software hr yang berfungsi mengolah data karyawan.
Fungsi & Manfaat
Seperti deskripsi di atas, HRIS vs ATS ini juga memiliki fungsi yang berbeda dan sebenarnya cukup melengkapi. Berikut fungsi kedua software hr tersebut:
Kegunaan Applicant Tracking System (ATS) bagi HR
Software ATS memiliki fungsi utama mengotomatisasi proses rekrutmen mulai dari job posting, filter & match kandidat, penjadwalan interview hingga pengolahan serta penyimpanan data rekrutmen (end-to-end recruitment process).
Mempersingkat proses rekrutmen
Dengan menggunakan ATS, proses end-to-end rekrutmen jadi lebih cepat karena hr tidak perlu memilah CV/Data kandidat secara manual. Semua diotomatiskan dengan sistem.
Optimisasi pengolahan data pelamar
Applicant tracking system adalah sebuah sistem AI yang dapat mencocokan serta memfilter jutaan data kandidat melamar sesuai dengan kriteria lowongan kerja.
Mengurangi Hiring Time & Cost per Hire
Anda tidak memerlukan tim HR yang banyak dan HR tidak perlu mengolah manual data kandidat sehingga proses rekrutmen yang lebih cepat dan otomatis dapat mengurangi cost per hire.
Kegunaan Human Resources Information System (HRIS) bagi HR
Sistem HRIS memiliki fungsi utama mengolah data karyawan mulai dari data demografi, penggajian, dan fungsi administratif lainnya.
Meningkatkan kepercayaan & kepuasan pegawai
Dengan sistem HRIS, data personal setiap pegawai perusahaan dapat diakses secara terbatas oleh HRD dan yang berkepentingan saja. Pegawai juga dapat berkomunikasi secara langsung dengan tim HRD melalui sistem. Hal ini membuat pegawai percaya akan keamanan data mereka dan dapat berkomunikasi secara transparan dengan tim personalia secara langsung bila ada kebutuhan.
Meningkatkan produktifitas HR
Dengan sistem HRIS perusahaan tidak perlu lagi mengolah data perusahaan secara manual dengan excel atau kertas. Segala kegiatan berhubungan dengan SDM dapat diolah otomatis dengan sistem sehingga mengurangi biaya operasional, meningkatkan produktifitas hr dan mengurangi human error dalam mengolah dan melaporkan data (meminimalisir kesalahan dalam perhitungan gaji).
Menganalisa performa
Dengan sistem HRIS, HRD dapat dengan mudah memantau, mengontrol dan membandingkan kinerja pegawai di perusahaan. Karena dalam HRIS terdapat sistem yang dapat memantau progres kinerja melalui KPI (Key Performance Indicator) sehingga memudahkan HR dalam membuat laporan penilaian kinerja pegawai.
Perbedaan ATS vs HRIS
Waktu Penggunaan
Secara garis besar ATS digunakan selama proses rekrutmen kandidat sedangkan HRIS digunakan untuk kegiatan internal HR.
Tujuan Penggunaan & Fungsi
Secara garis besar ATS ditujukan untuk kegiatan rekrutmen dan berfungsi mengotomatiskan proses end-to-end rekrutmen, posting lowongan kerja di job portal, talent search & kandidat match berdasarkan filtering dan keyword, penyimpanan dan pengolahan data kandidat melamar (talent pool), sedangkan HRIS ditujukan untuk kegiatan internal hr mulai dari pelacakan performa karyawan, payroll (sistem penggajian dan benefit), alokasi sumberdaya (keuangan, SDM, dan banyak lagi), dan banyak lagi.
Kekurangan ATS & HRIS
Kekurangan terbesar ATS terletak pada fungsinya, dimana software hr satu ini hanya berfungsi untuk kegiatan rekrutmen sebaliknya HRIS memiliki banyak fungsi untuk kegiatan internal hr anda namun, bukan expert dari setiap fungsi yang ada (jack of all trades but master of none).
HRIS vs ATS, Keputusan Ditangan Anda
Dapat disimpulkan, jika di perusahaan anda saat ini memiliki banyak permasalahan dalam proses rekrutmen seperti banyaknya lowongan kerja, masih menggunakan sistem rekrut manual (membaca dan memilah kandidat manual), serta sulit mendapatkan kandidat berkualitas untuk bergabung dalam tim. Maka Applicant Tracking System (ATS) adalah software hr yang anda butuhkan. Bila anda mengalami kesulitan dalam melacak performa kinerja karyawan, masalah dalam penggajian dan administrasi internal hr , HRIS adalah pilihan yang tepat.
Namun, sangat disarankan untuk menggunakan kedua software ini secara bersamaan untuk hasil yang maksimal.